Andmete loetelu avalikustamiseks
Avalikustamine Amphoras on seadistav läbi mitme vaate,
kus saab määrata vaikimisi avalikkust dokumentidele sarjapõhiselt, samas on
võimalik ka iga dokumendi juures eraldi märkida selle avalikkust või
mitteavalikkust. Amphoras toimub andmete avalikustamine järgmistel
tasemetel:
1) Avalikustamine kataloogi (liigitusüksuse) juures
2) Avalike loetelude (registriandmete) seadistamine
3) Avalike andmete (dokumendi detailvaate) seadistamine
4) AK piirangute vaikeväärtuste seadistamine
Iga taseme juures tuleb määrata seadistuste piirhulk, mis on vajalik sisse viia avaliku vaate seadistamiseks ja andmete kuvamiseks avalikus vaates.
Avalikustamine kataloogi (sarja)
juures
Iga kataloogi (sarja) juures on
võimalik määratleda, kas tegu on avaliku kataloogiga ning kas selles kataloogis
olevad dokumendid on avalikud [Admin->Kataloogid->valida
kataloog->Muuda]. Siin on võimalik määrata järgmised kriteeriumid:
• Kataloogi vaates märkeruut “avalik” – tehes siia märke, on antud sarja registreeritud dokumentide metaandmed avalikus vaates nähtavad. Metaandmete loetelu ja nende avalikkust saab seadistada avalike andmete seadistuste juures, kus iga metaandmevälja avalikkust/mitteavalikkust saab eraldi määratleda. NB! Siia tuleb igal juhul märge teha kõikidele sarjadele, sest elektrooniline dokumendiregister peab olema avalik! Kui kataloogis võib olla dokumente, mis on juurdepääsupiiranguga, siis tuleb vastav märge teha dokumendi juures (avalikus vaates kuvatakse siis vaid pealkiri, number, osapoole initsiaalid ja AK piirangu info).
• Kataloogi juures märkeruut “failid avalikud” – tehes siia märke, on kõik dokumentide failid avalikus vaates nähtavad. Juhul, kui antud sarja registreeritakse dokument, mis on juurdepääsupiiranguga, tuleb vastav märge teha dokumendi juures (avalikus vaates kuvatakse sellisel juhul vaid pealkiri, number, osapoole initsiaalid ja AK piirangu info). NB! Tavapraktikas ei ole vajalik teha “failid avalikud” märget kirjavahetuse sarjadele, sest kirjavahetusest tuleb avalikustada vaid need dokumendid (failid), mis on asutusse saabunud elektroonilisel kujul. Sellised failid tuleks lisada Lisafailid paneeli, kus iga faili juures saab märkida selle avalikkust sõltuvalt dokumendi sisust ja seotud asjaoludest.
• Kataloogi juures märkeruut „Passiivne kataloog“ tähistab sarja, mis on aktiivsest kasutusest eemaldatud, selle sarja info ei ole enam Amphoras kasutatav. Siia märge teha vaidf juhul, kui antud sari ei ole enam kasutusel.
Sarja avalikkuse
määratlemine
Avalike loetelude seadistamine