Arhiivitoimiku loomine kasutaja poolt

 

 

Uue toimiku loomiseks Amphoras tuleb avada Arhiiv->Toimikud ja seejärel “Uus Toimik”, mille järel avaneb kasutajale alljärgnev vaade:

Arhiivitoimiku loomine

Toimiku kirjeldamise vaade, säilitamise info päritakse liigitusüksuselt (Admin kataloogide vaates peavad andmed olema eelnevalt kirjeldatud)

 

Toimiku loomisel on võimalik määratleda kahte olekut:

•      Asjaajamistoimik – süsteem pakub välja vaid konkreetse (ühe) sarja objektid selle perioodi kohta

•      Objektitoimik – võimalik on koondada erinevate sarjade objektid sõltumata kuupäevadest. NB! Siin toimiku kuupeävadel süsteem arvestab kõige varasema loomisajaga objekti alguseks ja kõige hilisema kuupäevaga lõpumomendiks.

 

NB! Üldjuhul on kasutusel asjaajamistoimik ning seda pakub süsteem ka vaikimisi valikuks!

 

Toimikule minimaalselt lisatavad metaandmed on järgmised:

 

•      Pealkiri

•      Toimiku liik

•      Meedium (vaikimisi digitaalkoopia)

•      Number (käsitsi kasutaja poolt sisestatav)

 

•      Avatud (vanima dokumendi registreerimise aeg)

•      Suletud (uusima dokumendi registreerimise aeg)

•      Ainese keel

•      Säilitamise ajakava paneel  (süsteemi poolt eeltäidetud juhul, kui vastav info on sarja juures olemas)

 

Ülejäänud metaandmed on paigutatud paneelide alla, millele vajutades avaneb soovitud info tomiku metaandmete täitmiseks.

 

•      Toimiku lisainfo

•      Autoriõigused

•      Toimiku asukoht

•      Dokumendid toimikus

 

Kui metaandmed on toimikule lisatud, saab lisada toimikusse dokumendid (seotud objektid) vajutades nuppu “Lisa dokument” Dokumendid toimikus paneelis.

 

 

Seejärel satub toimiku objektide seostamise vaatesse, kus tuleb valida konkreetse sarja objektid (dokumendid). Teha valikute ette märkeruutu linnuke ja seejärel “Valmis” nuppu.

 

Toimiku objektide valik

 

NB! Antud nimekirja kuvatakse vaid konkreetse (valitud) sarja määratud perioodi dokumendid!  Dokumente saab lisada ühekaupa või mitu tükki korraga. Esimese reas Pealkiri ees tuleb teha märkeruutu linnuke (see valik valib kõik dokumendid korraga) ning seejärel vajutada nuppu “Valmis”

 

Süsteem kuvab toimiku vaate, kus saab sisse viia täiendusi. Kui kõik vajalikud andmed on olemas, vajutada “Salvesta”