Arhiivitoimikute automaatne genereerimine

Arhiivitoimikuid on ebamugav asjaajamisaasta lõpul iga sarja jaoks ükshaaval luua. Töö lihtsustamiseks saab puuduvad arhiivitoimikud genereerida automaatselt.

 

Arhiivitoimikute automaatseks genereerimiseks tuleb avada moodul Arhiiv ning sealt arhiivitoimikute vaatest vajutada nuppu “Genereeri toimikud”

 

Toimiku automaatse genereerimise käskluse andmine, mis viib kasutaja liigitusüksuse (süsteemis kasutusel olevate sarjade) vaatesse

 

 

Soovitud perioodi ja liigitusüksuste valik

 

Süsteemi poolt genereeritud toimikute vaade, loetelu avaneb tervikuna (lehtede kaupa)

 

 

 

Automaatsel genreerimisel tuleb valida aasta, mille kohta toimikud luuakse (rippmenüüst aasta valik) ja avanenud kataloogide loetelus on võimalik linnukestega määratleda soovitavad üksused toimikusse tehes märkeruutu linnukese valiku ees. Kui teha linnuke kõige ülemisele tasemele, valitakse kõik seal allolevad.

 

Toimikute genreerimisel meeles pidada:

•      Valida ei saa sarju, millel toimik olemas – ei paku linnukese võimalust.

•      NB! Kui valida varasem aasta, siis tasub kindlasti teha märkeruutu “Ära tühjadele kaustadele toimikuid genereeri”. Sellisel juhul genereeritakse toimikud vaid sarjadele, milles on reaalselt objektid sees olemas

•      Valida ei saa funktsioone – ei pakuta ka linnukese sisestamise võimalust märkeruutu.

 

“Täida uued toimikud automaatselt dokumentidega” – see loob toimiku ja paneb toimikusse Amphoras olevad selle sarja dokumendid ise sisse. Kui linnukest ei tehta, siis dokumente ei lisata ning kasutaja saab käsitsi dokumendid toimikusse lisada.

 

Automaatsel genreerimisel täidetakse järgmised metaandmed süsteemi poolt vaikimisi:

•      Kataloog – sarja nimetus

•      Toimiku liik – vaikimisi asjaajamistoimik

•      Pealkiri – sarja nimetusest

•      Meedium - vorming

•      Avatud ja suletud – on valitud asjaajamisperiood

•      Ainese keel – eesti

•      Säilitamise ajakava – info liigitusüksuse (sarja) andmetest, kui andmed on konkreetse sarja juurde lisatud. Kui sarjale ei ole omistatud säilitamise ajakava, jääb antud paneel tühjaks (tuleb täita käsitsi)