Asja lisamine (toimiku lisamine)

 

Amphoras nimetatakse ühe teemaga seotud dokumentide kogumit asjavaateks, mis tähendab sisuliselt toimikut (s.o erinevate asjade objektide kogum, milles sisalduv info käib ühe konkreetse teema kohta). Asja juurde saab lisada nii kirju kui ka dokumente.

 

Asja ehk dokumendipaketi lisamiseks (algatamiseks) tuleb:

⇒    Avada süsteemi vasakust menüüst moodul Asjavaade.

⇒    Avanenud alammenüüst valida vorm Lisa uus.

⇒    Kirjutada loodavat dokumendipaketti iseloomustav pealkiri ning valida kataloog, kuhu dokumendipakett (edaspidi „asi“) salvestada.

Asjadele uue kataloogi lisamiseks (kui on soov luua asjale omaette kaust ja mitte siduda asja olemas oleva sarjaga) tuleb:

⇒    Teha ’linnuke’ kasti „Loo asjale oma kataloog“.

⇒    Uue kataloogi nimeks saab asja pealkiri.

⇒    Kui ’linnuke’ on tehtud, on võimalik kataloogile ka loendur lisada, kirjutades vastavatesse kastidesse prefiksi (loendurit iseloomustav lühend), väärtuse (mitmendast hakatakse loendama) ning soovi korral ka sufiksi.

⇒    Kataloogi väljale tuleb valida alamkataloog või üksus, millega loodav kataloog seotakse.

⇒    Salvestamisel küsib süsteem : kas soovid tõsta kõik asjaga seotud objektid loodavasse kataloogi? – „OK“.

 

Asjale võib kirjutada numbri, valida asjaga seonduva teema ning isikud, staatuse, kirjutada kommentaare.