Avalikustatavad andmed

Asutuse dokumendiregister on avaliku teabe seaduse (edaspidi: AvTS) nõuete järgselt digitaalselt peetav andmekogu, mida asutusse saabunud ja asutuses koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks peab riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik. Asutused (teabevaldajad) on kohustatud registreerima dokumendiregistris oma ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Dokumendiregister peab tagama juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta digitaaldokumentidele (jõustumine alates 01.01.2009) või sisaldama paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviida.

- Dokumendiregister peab tagama juurdepääsu

a) dokumente kirjeldavatele metaandmetele

b) juurdepääsupiiranguta digitaaldokumentidele.

- Juurdepääsu ei võimaldata isikuandmeid või ärisaladust sisaldavatele dokumentidele. Küll aga peavad olema avalikustatud neid dokumente kirjeldavad põhilised andmeväljad.

Tagamaks parema juurdepääsu avalikule teabele ning vajalike dokumentide leidmisele peab dokumendiregistri pidaja võimaldama juurdepääsu dokumendiregistrile avalikus veebis, looma dokumentide leidmise hõlbustamiseks sisujuhi ja kasutusjuhendi ning tagama dokumendi leidmise põhiandmete alusel infotehnoloogilise otsingusüsteemi abil ületekstiotsinguga[1].

Ületeksti otsingu puhul on tegemist teabe leidmisega dokumendiregistri avalikust vaatest, mitte registreeritud dokumendi sisust, sest dokumendiregistris sisalduvad ka juurdepääsupiiranguga dokumendid, millele juurdepääsu dokumendiregistri kaudu ei võimaldata[2].

Kui dokumentidele on kehtestatud juurdepääsupiirangud, ei anna see alust jätta juurdepääsupiiranguga dokumente dokumendiregistri avalikus vaates ehk avalikus veebis kuvamata. [3]Juurdepääsupiiranguga dokumendid tuleb registreerida üldises korras ning nende dokumentide andmed peavad olema nähtavad ka dokumendiregistri avalikus vaates . Samuti peab dokumendiregister sisaldama andmeid juurdepääsupiiranguga dokumentide puhul juurdepääsupiirangu aluse ja tähtaja kohta. Sellistele dokumentidele ei võimaldata juurdepääsu dokumendiregistri kaudu. NB! Amphoras registreeritud juurdepääsupiiranguga dokumendid on avalikus vaates nähtavad vaid osaliste metaandmetega: Pealkiri, number, osapoole initsiaalid (eraisiku korral) ning piirangu alus. Seda ka siis, kui antud sarjale on määratud avalikkus nii dokumendi metaandmetele kui ka failidele! Siit tulenevalt tuleks Amphorasse sisestada KÕIK vajalikud metaandmed asutuse sisemiseks töökorralduseks; need andmed on näha vaid volitatud kasutajatele sisemisest vaatest.

Siinkohal tuleb märkida, et dokumendiregistri avalikustamisel (avaliku vaate seadistamisel) tuleb lähtuda nii Avaliku teabe seaduse kui Isikuandmete kaitse seaduse omavahelisest kooskõlla viimisest. Kui ühel juhul tuleb tagada kodanikel sujuv ja efektiivne ligipääs asutuse dokumentidele, siis teisel juhul tuleb tagada ka isikute eraelu puutumatus ja kaitse. Avaliku teabe seadus kohustab kandma dokumendiregistrisse andmed kirja saatja kohta, kuid samas tuleb lähtuda isiku õigusest eraelu puutumatusele. Seega, kui dokumendiregistri avalikus osas on isiku nimi, kes on esitanud taotluse sotsiaaltoetuse saamiseks, ja kuigi dokument on ise juurdepääsupiiranguga, võib mõningatest dokumendiregistritest välja lugeda andmed isiku eraelu kohta ning sellisel juhul võib juurdepääsupiirang dokumendile kaotada oma eesmärgi[4]. NB! Juurdepääsupiiranguga dokumentide korral ei tohi kasutada Amphora sisemises vaates initsiaale, sest sellisel juhul ei leita seda isikut puudutavaid dokumente tema nime kaudu üles! Avalikus vaates on igal juhul näha vaid isiku initsiaalid, kui dokument on AK märkega. Seetõttu tuleks dokumendi registreerimisel kasutada isiku täisandmeid, mida saab Amphora sisemises vaates kasutada oma igapäevatöös

Vastavalt Avaliku teabe seaduse § 12 [4] on andmed saabuvate ja väljasaadetavate dokumentide kohta, mis peavad olema nähtavad avalikus vaates, järgmised:

(3) Dokumendiregistrisse kantakse saabunud ja väljastatud dokumentide kohta vähemalt järgmised andmed:

1) kellelt on saabunud või kellele väljastatud	nimetatud teave on käsitletav Asjaajamiskorra § 28 lg 2 p 1 toodud andmetena (saatja või saaja nimi või nimetus)
2) saabumise või väljastamise kuupäev	nimetatud teave on käsitletav Asjaajamiskorra § 28 lg 2 p 2 toodud andmetena (saabumise või saatmise kuupäev)
3) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti üle isiklikult)	nimetatud teave on käsitletav Asjaajamiskorra § 28 lg 2 p 9 toodud andmetena (mis viisil dokument saabus või väljastati – elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle)
4) dokumendi rekvisiidid	nimetatud teave on käsitletav Asjaajamiskorra § 28 lg 2 p 5, 7 ja p 10 toodud andmetena (dokumendi pealkiri või lühike sisu kokkuvõte, kuupäev ja vajadusel kellaaeg ning dokumendi saatja poolt märgitud viit) NB! Kohustuslikud rekvisiidid on: dokumendi väljaandja nimi või nimetus ehk autor, dokumendi kuupäev, tekst, allkiri või allkirjad
5) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms)	nimetatud teave on käsitletav Asjaajamiskorra § 28 lg 2 p 4 toodud andmetena (dokumendi liik- avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms)
6) dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud.	nimetatud teave on käsitletav Asjaajamiskorra § 28 lg 2 p 11 toodud andmetena (juurdepääsupiirangud – kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed). Kui dokumendiregistri avalikus osas kuvatakse dokumendi suhtes kehtivaks juurdepääsupiiranguks ainult „Asutusesiseseks kasutamiseks“ või „Juurdepääsupiiranguga“, siis tuleb dokumendiregistri kasutusjuhendisse lisada selgitus, millistele dokumendi sarjadele, mis alusel on juurdepääsupiirangud kehtestatud. NB! Amphoras on võimalik eelnevalt seadistada juurdepääsupiirangu aluseid, mida saab valida dokumendi registreerimisel ning mis on automaatselt nähtavad avalikus vaates.
(4) Saabunud ja lahendamist või vastamist vajavate dokumentide kohta kantakse dokumendiregistrisse ka seadusest tulenev lahendamise või vastamise tähtaeg, vastuse koostamise või lahendamise korraldamise eest vastutava struktuuriüksuse nimetus ja ametniku või töötaja nimi, kes vastuse koostab.	Nimetatud teave on kasutatav dokumendiregistris menetlusena, vastutaja määramisel (vastuse koostamise või lahendamise eest vastutav isik) algatatakse töövoog

Avaliku teabe seaduse tõlgendamisel on vajalik tugineda loetelule, mis on selgelt välja toodud andmete osas, mida tuleb registreerida dokumendiregistris; samuti tuleb kaalutleda üldistatumaid nõudeid nagu seda on punkt “Dokumendi rekvisiidid”. Öeldakse, et dokumendiregistrisse kantakse vähemalt järgmised andmed k.a. “dokumendi rekvisiidid”, kuid ei täpsustata nende loetelu. Rekvisiidid jagunevad kohustuslikeks ja soovituslikeks, allpool toodud võrdlustabelis on juurde lisatud kommentaar, mis sisaldab ettepanekut avalikustamise osas. Selge on see, et ei saa lähtuda viisist, et kõik kohustuslikud rekvisiidid peavad olema avalikus vaates nähtavad. Kohustuslik dokumendi rekvisiit on tekst (sisu), kus tuleb alati kaaluda selle sisust lähtuvalt avalikustamist või mitte.

Vastavalt Andmekaitse inspektsiooni juhisele [5]tuleb lähtuda sellest, et dokumendiregistri kaudu võimaldatakse juurdepääs ainult digitaalsetele dokumentidele! Eesmärgiks on kohustada teabevaldajaid avalikustama asutustevahelist digitaalset kirjavahetust s.t dokumente, mis on saabunud või saadetud elektronpostiga. Paberkandjal saadud dokumentide skaneerimiskohustust ei ole ja neid dokumendiregistri kaudu avalikustama ei pea.

Kuna dokumendiregistri kaudu teabele juurdepääsu võimaldamine (aktiivne avalikustamine) kujutab isiku privaatsusele suuremat ohtu, kui passiivne avalikustamine (teabe küsimine teabenõude korras), siis enne isikuandmeid sisaldava teabe avalikustamist dokumendiregistri kaudu soovitab inspektsioon kaaluda, kas avalikkuse huvi kaalub ülesse isiku õiguse privaatsusele. [6]

Lähtudes asjaolust, et dokumendid, mis sisaldavad isikute nime, sisaldavad üldjuhul ka isiku kontaktandmeid (telefoni number, kodune aadress), siis kui nimetatud dokumentide sisule juurdepääsupiirangut kehtestada ei saa, ei kuulu need siiski dokumendiregistri kaudu avalikustamisele. Sellistele dokumentidele soovitame kaaluda juurdepääsupiirangu kehtestamist avaliku teabe seaduse § 35 lõige 1 punkti 12 alusel. Andmekaitse Inspektsioon on seisukohal, et ka isiku kontaktandmete (telefoni number, kodune aadress) avalikustamine määramata arvule kolmandatele isikutele võib kahjustada isiku eraelu puutumatust.[7]

Avalikustavate väljade võrdlustabel

Allpool toodud tabelis on kirjeldatud Amphora andmeväljad võrrelduna Avaliku teabe seadusest tulenevale ja dokumendihalduse metaandmete loendis toodud metaandmete esitusele. Käesoleva tabeli võrdlustulemused on abiks avalikustatavate andmete seadistamisel ning on aluseks Amphora edaspidisele terminoloogia ühtlustamisele.

Kollane taust – tabeli veerus toodud avalikustatavad andmed
Roheline taust – tabeli veerus toodud mitteavalikustatavd andmed
Hall taust – tabeli veerus toodud andmed, mida ei kasutata Amphoras alates 2008 september (eemaldadatakse süsteemist kokkulepitud tähtajaks)

Väli Amphoras	Vaste meta- andmete loendist[8]	Kommentaar	Seadus	Soovitus
Number	Viit 25-V	Dokumendi number, mis omistatakse saaja asutuse dokumendiregistris	AvTs § 12 lg 3 p 4	Avalik. Soovituslik dokumendi rekvisiit
Pealkiri	Pealkiri 29-V	Dokumendi pealkiri, dokumendi sisule vastav nimetus	AvTs § 12 lg 3 p 4	Avalik . Avalikus vaates tuleb kontrollida, et pealkirjas ei sisalduks isiku ees ja perenime
Saatja number	Seosviit 28.1-V	Dokumendi number, mis on omistatud Saatja asutuse poolt	AvTs § 12 lg 3 p 4	Avalik. Dokumendi rekvisiit, võimaldab kodanikul teha lihtsamalt päringut asutusse dokumendi sisu kohta
Saatmiskuupäev	Saatmine 34.8-V	Kuupäev, millal on dokument välja saadetud	AvTs § 12 lg 3 p 2	Avalik.
Saabumiskuupäev	Saamine 34.7-V	Kuupäev, millal on dokument asutusse saabunud	AvTs § 12 lg 3 p 2	Avalik.
Vastamiskuupäev	-	Kuupäev, millal dokumendile vastati. NB! Süsteem märgib ise automaatselt vastuskirja registreerimisel.	AvTs § 12 lg 3 p 2	Avalik.
Vastamistähtaeg	-	Kuupäev, millal asi peab lahendatud saama st dokumendile tuleb vastata	AvTs § 12 lg 4	Avalik.
Digitaaldokumendi vorming	Faili vorming 43-VI	Elektroonilisel viisil saabunud dokumendi vorming, mida on võimalik dokumendi registreerimisel valida	-	Ei ole avalik
Kes	Roll 58.2-VIII	Isiku nimi, kes dokumendi Amphoras registreerib	-	Ei ole avalik
Kataloog	Liigitusüksus 26-V	Sari, millesse dokument registreeritakse	AvTs § 12 lg 4	Avalik, kuigi dokumendi number ise sisaldab asukohaviita, mis võimaldab kodanikule vajadusel teha täpsustavaid järelpärimisi
Top taseme üksus	Nimetus 8-III	Üksuse nimetus, kasutatakse juhul, kui ühes keskkonnas on mitu asutust	-	Ei ole avalik, sest Amphora avalikus vaates on võimalik veebilehele panna konkreetse asutuse otselink dokumendiregistrile.
Teema	Märksõna 31-V	Võimaldab Teema-põhist avalikustamist. Valitud Teema alla paigutatud dokument kuvatakse Avalikus vaates vasakul asuva menüü alalingi alla	-	Avalik, asub avalikus vaates vasakmenüüs.
Dokumendi liik	Dokumendiliik 23-V	Mis liiki (avaldus, taotlus jne) dokumendiga tegu on	AvTs § 12 lg 3 p 5	Avalik.
Dokumendi kuupäev	Kuupäev 34-V, 34.1-V	Dokumendi loomise kuupäev, mis on kirjal endal	AvTs § 12 lg 3 p 4	Avalik. Kohustulik dokumendi rekvisiit
Saaja/saatja vastutav isik	Isik 76-XI	Isiku nimi, kellele asi on suunatud täitmiseks; tegeleb asja lahendamise/vastuse koostamisega	AvTs § 12 lg 4	Avalik.
Saaja/saatja ametikoht		Kirja saatnud isiku ametikoht ja struktuuriüksuse nimetus	AvTs § 12 lg 4	Avalik, kui tegu on sissetulnud kirjaga ning Koostaja kohta eraldi märkeid ei tehta st nad kattuvad
Koostaja isik	Teostaja 58-VIII Eesnimi 79-XII Prekonnanimi 80-XII	Isiku nimi, kes koostab vastust. Üldjuhul kattub vastutava isikuga	AvTs § 12 lg 4	Avalik, kui Koostaja ja Vastutaja kattuvad
Koostaja telefon		Vastust koostava isiku andmed	-	Ei ole avalik
Koostaja osakond	Grupi nimi 67-X	Vastust koostava isiku andmed	AvTs § 12 lg 4	Avalik, kui Koostaja ja Vastutaja kattuvad
Koostaja ametikoht		Vastust koostava isiku andmed	AvTs § 12 lg 4	Avalik, kui Koostaja ja Vastutaja kattuvad
Originaalfail	Dokument 41-VI		AvTs § 12 lg 3 p 4 v.a juurdepääsupiiranguga dokumendid	Avalik, juhul kui dokumendis sisalduv info ei ole juurdepääsupiiranguga
Vastusefail	-	Vaikeseadetes on poliisidest see väli peidetud; varasema loogika järgi ei kasutatud tänapäevast vastuskirjade registreerimise loogikat (“Vasta”) nupu abil	-	Seda välja ei peaks üldse kasutama, võimalik poliisidest tavakasutajatele ära peita
Seotud fail	-	Vaikeseadetes on poliisidest see väli peidetud; varasema loogika järgi ei olnud Lisafailid paneeli	-	Seda välja ei peaks üldse kasutama, võimalik poliisidest tavakasutajale ära peita
Seotud fail	-	Vaikeseadetes on poliisidest see väli peidetud; varasema loogika järgi ei olnud Lisafailid paneeli	-	Seda välja ei peaks üldse kasutama, võimalik poliisidest tavakasutajale ära peita
Registreerimisaeg	Registreerimine 34.2-V	Süsteemi poolt vaikimisi antav Amphorasse registreerimise aeg, mõeldud sisemiseks kasutamiseks	-	Ei ole avalik
Saatmisviis	-	Viis, kuidas dokument on saadetud	AvTs § 12 lg 3 p 2	Avalik
Saaja/saatja asutus	Asutuse nimi 62-IX	Osapoole andmed, kes dokumendi saatis/või kellele dokument saadetakse	AvTs § 12 lg 3 p 1	Avalik
Saaja/saatja isik	Eesnimi 79-XII, Perekonnanimi 80-XII	Osapoole andmed, kes dokumendi saatis/või kellele dokument saadetakse	AvTs § 12 lg 3 p 1	Avalik. NB! Juurdepääsupiirangu märkimise korral genereerib Amphora automaatselt isiku ees ja perenimest initsiaalid!
Saaja/saatja aadress	Asutuse aadress 63-IX Aadress 83-XII	Osapoole andmed, kes dokumendi saatis/või kellele dokument saadetakse	-	Ei ole avalik
Saaja/saatja e-post	E-posti aadress 93-XIII	Osapoole andmed, kes dokumendi saatis/või kellele dokument saadetakse	-	Ei ole avalik
Saaja/saatja osakond	Grupi nimi 67-X	Osapoole andmed, kes dokumendi saatis/või kellele dokument saadetakse	-	Ei ole avalik
Saaja/saatja telefon	Telefoninumber 91-XIII	Osapoole andmed, kes dokumendi saatis/või kellele dokument saadetakse	-	Ei ole avalik
Kommentaarid ja lisad	Saaja kontekst 28-V	Lühikokkuvõte dokumendist, kasutatakse asutuse sisemiseks töökorralduseks	-	Ei ole avalik
Sisu	Saaja kontekst 28-V	Tekstiredaktori sisu, kuhu kantakse andmed näiteks e-kirja registreerimisel e-kirja sisust (body´st)		Ei ole avalik, sest üldjuhul sisaldab teise osapoole pöördumist. Lisatud dokumendid (manused) lähevad Lisafailid paneelile, kus on neid võimalik eraldi avalikuks/mitteavalikuks märkida
Paneel “Allkirjad”	Allkiri 33-V	Sisaldab lisatud digitaalset allkirja	-	Ei soovita avalikuks märkida, sest allkirjad sisaldavad isiku nime ja isikukoodi. Siinkohal on seadusandja poolt vastuolulisus – ühelt poolt võib isikukood olla avalik, teiselt poolt on see kaitstud.
Paneel “Versioonid”	Versioon 35-V	Sisaldab dokumentide erinevaid versioone; õigusaktide haldamise funktsionaalsuse juures on kuvatud selles osas erinevad redaktsioonid	-	Avalik, juhul kui kasutatakse õigusaktide haldamise funktsionaalsust (redaktsioone)
Paneel “Seosed”	Seotud osa 40-V Seose kuupäev 40.3-V	Seostab dokumendid, algatus ja vastuskiri on läbi selle paneeli omavahel seotud	-	Avalik. Võimaldab avalikus vaates algatuskirja juurest liikuda koheselt vastuskirja juurde
Paneel “Ajalugu”		Näha on dokumentidega tehtud erinevad toimingud – muutmine, delegeerimine jne	-	Ei ole avalik
Paneel “Amphora: HTML redigeerija”	Dokument 41-VI	Dokumendi sisu, juhul kui kasutatakse Amphorat dokumentide loomiseks	AvTs § 12 lg 3 p 4	Avalik, juhul kui dokumendis sisalduv info ei ole juurdepääsupiiranguga
Paneel “Menetlus”	Nimetus 56-VIII Teostaja 58-VIII	Sisaldab menetluse infot – isikud, kes on menetlusringis ja nendele antud ülesannete kirjeldus	-	Ei ole avalik, Vastutaja info on avalikus vaates näha
Paneel “Lisafailid”	Lisad 38-V	Dokumendi juurde lisatud lisad	AvTs § 12 lg 3 p 4	Avalik. Iga lisafaili juures saab märkida, kas konkreetne lisafail on avalik või mitte. Kasutada eelkõige elektrooniliselt saadetud dokumentide juures, sest e-kirja registreerimisel lisatakse e-kirjas olevad manused
Paneel “Osapooled”	-	Lepingu registreerimise vormil olev info, kuhu saab sisestada lepingu osapooled	AvTs § 12 lg 3 p 4	Avalik.
Paneel “Piirangud”	Juurdepääsupiirang, 50-VII	Juurdepääsupiirangu paneel, kus saab dokumendi juures teha märke “Asutusesiseseks kasutamiseks” ning lisada alus	AvTs § 12 lg 3 p 6	Avalik
Paneel “Kataloogi õigused”	51-VII Turvaklass	Info, kus on näha, millistel kasutajatel/kasutajagruppidel on antud kataloogile õigused	-	Ei ole avalik
Paneel “Õigused”	Turvaklassi muutmine 52-VII	Info, kus on näha, millistel kasutajatel/kasutajagruppidel on antud dokumendile õigused	-	Ei ole avalik
Paneel “Vastutav asutus/kaasatud asutus “	-	Paneel, mis on eriarendusena tehtud ELIS süsteemile, Amphora tavakasutajatele mitte kasutatav	-	Seda välja ei peaks üldse kasutama, võimalik poliisidest tavakasutajatele ära peita
Paneel “Asjad”	Seotud osa 40-V	Kuvatakse loodud asjade (toimikute) loetelu konkreetse dokumendi juures	-	Võib olla avalik, juhul kui Asjavaadet kasutatakse istungite päevakordade avalikustamiseks
Paneel “Asja objektid“	Seotud osa 40-V	Kuvatakse asjas (toimikus) olevate dokumentide loetelu	-	Võib olla avalik, juhul kui Asjavaadet kasutatakse istungite päevakordade avalikustamiseks