Dokumendi laadimine
Asja juurde uue dokumendi laadimiseks toimida järgmiselt:
⇒ Asja vaates valida „Asja objektid“ paneelil rippmenüüst „Lisa uus objekt“ Dokumendi laadimine.
⇒ Süsteem avab vormi Dokumendid -> Laadimine
Järgnevalt toimida vastavalt tavalisele dokumendi laadimisele.
⇒ Otsida laaditav dokument oma arvutist vajutades nuppu „Browse“ („Sirvi“). Avaneb aken, kus peale otsitava dokumendi leidmist tuleb vajutada nuppu „Open“ („Ava“).
⇒ Dokumenti saab skaneerida, vajutades nupule „Skaneeri“.
⇒ Süsteem kuvab väljal Faili nimi dokumendi asukoha ja väljal Pealkiri dokumendi pealkirja (pealkirja võib muuta).
⇒ Kui on vajalik, et teised kasutajad antud dokumenti muuta ei saaks, tuleb teha ’linnuke’ kasti „Lukustatud“.
⇒ Valida kataloog, kuhu laaditavat dokumenti salvestada. Selleks vajutada välja Kataloog taga olevat nuppu „Vali“.
⇒ Avaneb kataloogipuu, kust tuleb teha valik vajutades kataloogi nimele.
⇒ Väljale Kataloog ilmub valitud kataloogi nimi.
⇒ Kui teha ’linnuke’ kasti „Avalik“, on laaditav dokument näha ka avaliku vaate kasutajatele.
⇒ Väljalt Teema võib valida ka laaditavat dokumenti iseloomustava teema. Selleks tuleb vajutada väljal olevat noolega nuppu, mis avab rippmenüü.
⇒ Laadimiseks vajutada „Laadi“ või „Registreeri“.
Kui puudub eraldi „Registreeri“ nupp, siis saavad dokumendid, mille kataloogil on kehtiv loendur, numbri „Laadi“ nupule vajutusega.
Kui on olemas nii „Laadi“ kui ka „Registreeri“ nupud, siis tähendab see seda, et „Laadi“ nupp täidab vaid salvestusfunktsiooni, „Registreeri“ nupp aga annab numbri.
⇒ Nupp „Katkesta“ katkestab tegevuse ja avab mooduli Dokumendid.
• Seoseid – seoseid teiste Amphora dokumentidega
• Lisafaile – dokumendi juurde kuuluvaid lisafaile
• Õiguseid – dokumendile asutusesiseseks juurdepääsuks
• Piiranguid – „Asutusesiseseks kasutamiseks“
Keerukal laadimisel on dokumenti kirjeldavaid välju rohkem.
• Kuupäev – dokumendi enda kuupäev (mitte süsteemis registreerimise kuupäev).
• Ei kehti enne – dokumendi reaalses ajas kehtima hakkamise kuupäev.
• Ei kehti pärast – dokumendi kehtivuse lõpp.
• Tüüp – tähendab dokumendi liiki (näiteks määrus, leping, protokoll)
• Staatus – saab märkida näiteks, kas dokument on kinnitatud, kinnitamata, kehtiv.
• Autorid – saab lisada juurde dokumendi autorid
• Kommentaarid – vajalikud kommentaarid/märkmed, mis puudutavad antud dokumenti.
