Dokumendivormil konverteerimine:

Vastavasse vormingusse konverteerimiseks tuleb avada Dokumendid moodul ning leida/avada dokument, mille failid (nii põhifail kui ka selle lisad) on vaja arhiivipüsivasse vormingusse konverteerida.

 

Kasutaja vajutab dokumendi vormil nuppu “Failid arhiivivormingusse”.  

Süsteem kontrollib, kas kõiki dokumendiga seotud faile on võimalik arhiivipüsivasse vormingusse konverteerida. NB! Kontrollida, et dokumendi failid oleksid formaadis, mida on võimalik konverteerida – näiteks mitte zip laiendiga jne.

 

 

Failide konverteerimise käivitamine

 

Kui konverteerimine õnnestus, siis tekib dokumendist uus versioon .pdf formaadis – faili paneelis on näha vastav formaat. Antud versioonilt on veel võimalik tagasi pöörduda versioonid paneelilt eelmisele versioonile minnes vajutades “Pöördu sellele versioonile tagasi”.

 

NB! Nupp “Failid arhiivivormingusse” konverteerib arhiivispüsivale kujule ka lisafailid!

 

Kui dokumenti ei ole võimalik konverteerida soovitud kujule, annab süsteem alljärgneva teate:

 

Teavitus kasutajale, kui mõnda faili ei saa arhiivipüsivale kujule konverteerida

 

Sellisel juhul tuleb kontrollida, et dokumendi failide seas ei oleks mittesobivas formaadis faili. Selleks, et konverteerimine õnnestuks, tuleb konkreetne fail asendada sobiva esitluskujuga.

 

Toimiku vaates konverteerimine toimub automaatselt arhiveerimise käigus kõigis toimikus olevate dokumentide jaoks. Selleks tuleb teha toimiku vaates vastav märge märkeruutu “Arhiveerimisel konverteeri failid arhiivipüsivasse vormingusse”