Dokumentide arhiiviväärtuse ja säilitustähtaja määramine

Dokumentide säilitustähtaja määramine toimub liigitusüksuse (üldjuhul sarja) andmetes. Sarja andmetes määratud säilitustähtaeg ja arhiiviväärtus rakenduvad vaikimisi antud sarjas olevatele avatud toimikutele. Toimiku andmetes saab säilitustähtaja ja arhiiviväärtuse vajadusel üle täpsustada.

 

Säilitustähtaja määramiseks tuleb avada Admin moodulist Kataloogid vaade. Seejärel valida sobiv liigitusüksus vajutades selle nimetusele ning seejärel “Muuda” nupule vajutada.

 

Avanenud vaates tuleb avada paneel “Säilitamise ajakava”. Siit saab määrata soovitud kriteeriumid.

 

Säilitustähtaja tüüp – kas periood aastates, alatine või sündmus. Vastavalt valikule muutub ka perioodi määratlemine

 

Dokumentide säilitustähtaeg – märkida ajaperiood (tähtaeg aastates või kindel kuupäev)

Registriandmete säilitustähtaeg – märkida ajaperiood (tähtaeg aastates või kindel kuupäev)

 

Arhiiviväärtus:

 

•      Arhiiviväärtuslik – säilitustähtaeg läbi, siis antakse üle arhiivi. Ei kuulu hävitamisele

 

•      Lihtsustatud korras hävitatav – eelhindamisotsuse põhjal võimalik hävitada ilma täiendavat luba küsimata

 

•      Tavakorras hävitatav – tuleb küsida enne hävitamist arhiivilt hindamisotsust

 

Viide eelhindamisaktile – märkida eelhindamisakti andmed (nr, kuupäev, akti väljastaja), mille alusel antud sarja säilitustähtaeg ja arhiiviväärtus on määratud.

 

Vastutav isik – valida Amphora kasutajate hulgast isik, kes vastutab antud sarja registreeritud dokumentide eest.

 

Kui soovitud määrangud on tehtud, tuleb vajutada nuppu “Salvesta”.

 Säilitustähtaja määramine

Säilitustähtaja määramine sündmusega

 

NB! Kui ülemtasemele (nt funktsioonile) määrata säilitamise ajakava ja seotud andmed, siis pakutakse allsarjade juures eelnevalt sisestatud andmete kopeerimisvõimalust vajutades nuppu “Kopeeri seaded kausta juurde”. Juhul kui ei soovi pakutavaid andmeid kopeerida, siis saab konkreetse sarja juures soovitud andmed sisestada.

 

Kui sarjadele on säilitamise ajakava määratud, laieneb see vaikimisi ka toimikutele. Toimiku vaates on võimalik muudatusi teha.