Dokumentide menetlusse saatmine

 

Dokumenti menetlusringi saatmiseks tuleb otsida üles saadetav dokument. Vormil Dokumendid tuleb märkida menetlusse saadetava dokumendi ees olevasse kasti ’linnuke’ ning seejärel vajutada nupule  „Menetlus“.

 

 

Süsteem avab vormi Dokumendid -> Menetlus.

Menetluse saatmiseks toimida järgmiselt:

⇒    Valida, kas ülesanne läheb järjestik- või paralleeltäitmiseks (vajutada vastavale raadionupule). Järjestiktäitmisel saab  järgmine  kasutaja oma ülesannet alles siis täitma hakata, kui eelmine on oma ülesande lõpetanud. Paralleeltäitmisel saavad kõik kasutajad korraga oma ülesandeid tegema hakata.

⇒    Valida isikud, kellele dokument saata. Selleks tuleb vajutada välja Isikutele taga olevat nuppu „Vali“.

 

Dokumendi menetluse koostamine 1

 

⇒    Valida isikud, keda menetlusse kaasata – vajutada kasutaja nimele ja nuppu „>“. Soovitud kasutajad ilmuvad kastis „Valitud“.

⇒    Kasutajaid saab kastist eemaldada vajutades eemaldatavale nimele ja seejärel nuppu „<“.

 

 

 

 

 

 

 

Dokumendi menetluse koostamine 2

⇒    Valitud isikute järjekorra muutmiseks  vajutada kasti „Valitud“ taga olevatele nooltega nuppudele (koht ülespoole või koht allapoole).

⇒    Kui vajalikud isikud on valitud ja järjekord määratud, siis vajutada nuppu „Tagasi“.

⇒    Kirjutada valitud isikutele ülesanded ja määrata tähtaeg, millal kirjeldatud ülesanne peab valmis olema.

⇒    Kui avastatakse viga kasutajate lisamisel, on võimalus kasutajaid uuesti valida. Selleks tuleb vajutada nupule „Vali isikud uuesti“.

 

Dokumendi menetluse koostamine 3

 

 

Iga kasutaja taha kuvatakse süsteemi poolt ülesande kirjeldus ja ülesande prioriteet:

1)  „Täitmiseks“ – ülesanne kuulub täitmisele

2)  „Kooskõlastamiseks“ – asi vajab kooskõlastamist ja lahendust võib oodata mitu inimest, kelle töö enne kooskõlastamise andmist seisab.

3)  „Teadmiseks“ – tegemist on pigem informatiivse teadaandega või tutvustusega.

Suunamise algatajal tuleb alati valida üks kolmest variandist!

⇒    Kui märkida „linnuke“ valitud isiku taha kastikesse „Kiire,“ siis ilmub tema „Suunamiste paneelile,“ punane hüüumärk.

⇒    Menetlusülesannetele on võimalik iga isiku juurde märkida ka tema ülesande tähtaeg.

⇒    Menetluse saatmiseks vajutada nupule  „Saada“

 

Valitud kasutajate taga on kastikesed „E-post“ ja „Manus.“ Märkides kastidesse  „linnukesed,“ saadetakse  menetlusteavitus E-maili peale ja pannakse menetletav dokument  manusena kaasa.

NB! Suunamise saajal peab Amphoras personaalsetes seadetes olema seadistatud e-posti aadress.

NB! Menetluses olevatel dokumentidel on loetelus juures ikoon