Lähtudes dokumendi sisust võib kehtestada teabele juurdepääsupiirangu kuni vajaduse möödumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Peale viie aasta möödumist võib pikendada teabe juurdepääsupiirangu tähtaega veel kuni viie aasta võrra, kui piirangu kehtestamise põhjus püsib. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang selle saamisest või dokumenteerimisest 75 aastaks.
Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud ning omavalitsuses enamkasutatavad teabele juurdepääsupiirangu kehtestamise alused:
• teabevaldaja poolt asutusesiseseks töökorralduseks koostatud dokumendid ja juhendid, alus AvTS § 35 lg 2 p 3 ;
• õigustloovate aktide eelnõud koos seletuskirjadega enne nende kooskõlastamisele saatmist või vastuvõtmiseks esitamist, alus AvTS § 35 lg 2 p 1;
• personali käskkirjad, alus AvTS § 35 lg 1 p 12;
• teave, mis sisaldab delikaatseid isikuandmeid, alus AvTS § 35 lg 1 p 11;
• teave, mis sisaldab isikuandmeid, kui sellisele teabele juurdepääsu võimaldamine kahjustaks oluliselt andmesubjekti eraelu puutumatust (isikukood, sideandmed) sh notaritelt saadud dokumendid ning kajastaks üksikasjaliselt eraelu, alus AvTS § 35 lg 1 p 12 ja AvTS § 35 lg 1 p 14;
• teave, mis sisaldab andmeid osutatavate sotsiaalteenuste või sotsiaalabi kohta, alus AvTS § 35 lg 1 p 14;
• teabevaldaja poole pöördunud eraisikute isikunimed, alus AvTS § 35 lg 1 p 12 ( p19 Isikuandmete kaitse seadus);
• teabevaldaja sisedokumendid (arvamused, teated, diskussioonid, memod, õiendid, nõuanded, ettekanded, mis kasvõi osaliselt puudutavad eelnevates punktides toodud andmeid), alus AvTS § 35 lg 2 p 3;
• teave, mille avalikustamine võib kahjustada ärisaladust, alus AvTS § 35 lg 1 p 17.
Loetletud kriteeriumitele vastavaid andmeid sisaldava avaliku teabe tunnistab teabevaldaja asutusesiseseks kasutamiseks ning juhul, kui teabenõudja taotleb teabenõudega sellisele teabele juurdepääsu, keeldub teabevaldaja teabenõude täitmisest vastavalt AvTS-i § 23 lõikele 1, kuna taotletava teabe suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud ja teabenõudjal ei ole taotletavale teabele juurdepääsuõigust[10]
Nö tavalisi isikuandmeid ehk siis andmeid, mis ei ole ei delikaatsed, teabe avalikustamisel on seadusandja jätnud õiguse teabevaldajal hinnata ehk kaaluda huvisid, kas teabele juurdepäääsu võimaldamisega kahjustatakse oluliselt andmesubjekti eraelu puutumatus või mitte (AvTS § 35 lg 1 p 11). Lähtuda tuleks taotletavate isikuandmete iseloomust (mida väljastatav teave võimaldab isiku kohta teada saada, näiteks seda kus ta elab, millises lasteaias või koolis käivad tema lapsed, kus töötab tema abikaasa vms), hulgast (kui suure hulga andmesubjektide kohta käivat teavet soovitakse saada, igasuguste nimekirjade väljastamist tuleks hoolega kaaluda), teabenõudjast ning teabe saamise eesmärkidest (kes ja mille jaoks soovib taotletavat teavet kasutada ) ning kas olulisemad on andmesubjekti või andmete saaja huvid[11].