Kirjade detailotsing

 

Kirjade detailotsinguks tuleb vajutada mooduli Kirjavahetus alammenüüs lingile "Otsi". Süsteem avab vormi Kirjavahetus -> Otsing. Otsingu teostamiseks vajutada nupule  „Otsi“.

 

 

 

 

 

Otsingut saab teostada järgmiste kriteeriumite järgi:

 

1.  „Fraas“ – kirju (sõnumeid) otsitakse süsteemist sisestatud fraasi järgi. Tervet sõna ei pea välja kirjutama. Kasutama peaks % märki fraasi lõpus.

Näiteks sõnast transport => fraas trans%

2.  „Pealkiri“ – kui teatakse täpset kirja pealkirja, siis on võimalik leida kiri pealkirja sisestamisel.

3.  „Kaust“ – on võimalik otsida üles ühe kausta (kataloogi) kirjad, kuid pigem on tegemist siiski ühe otsingukriteeriumiga, mida tuleks kasutada koos teiste tingimustega. „Kaust“ tingimust tasub valida juhul, kui teatakse, et kiri asub täpselt valitud kaustas.

4.  „Registrinumber“ – võimalus otsida kirja registreerimisnumbri järgi.

5.  „Teema“ – teema iseseisva otsingutingimusena on liiga laialdane ja seetõttu tasuks teemat kasutada koos teiste tingimustega.

6.  Märgistades kastid „Vastamata“, „Vastatud“, „Laekunud“, „Saadetud“, „Ei vaja vastamist“, „Tähtaja ületanud“ on võimalik otsida näiteks kõiki vastamata kirju või kõiki vastatud kirju. Tingimusi võib kitsendada lisades juurde  isiku, kelle vastamata kirju otsitakse.

7.  „Vastutav isik“ – Kui kirjal on registreerimisel täidetud tekstiväli  „Vastutav isik“, siis on võimalik ka otsingutes leida kirju „vastutava isiku“ järgi“.

8.  „Sõnumi saaja/saatja“ – on võimalik otsida kirja asutuse või isiku järgi.

9.  „Kuupäevad ja tähtajad“ – kirja otsimise võimalusteks on :

•      loomine – kirja registreerimisaeg. Süsteem annab selle automaatselt.

•      saatmiskuupäev – kuupäev, millal kiri saadeti

•      vastamistähtaeg – tähtaeg, mis ajaks on vaja kirjale vastata

•      saabumiskuupäev – kuupäev, mis ajal kiri on saabunud

•      vastamiskuupäev – kuupäev, mis ajal kirjale vastati

Kuupäevadele on võimalik valida otsinguvahemikke ja selle kaudu ajaliselt otsingut piiritleda.

10. „Koostaja“ – kui registreerimisvormile on märgitud kirja koostaja, siis on kirja võimalik hiljem üles leida ka koostaja nime järgi otsides.

11. „Piirangud“ – piirangute järgi saab otsida kõiki kirju, mis on asutusesiseseks kasutamiseks. Otsinguks tuleks teha „linnuke kasti  „Asutusesiseseks kasutamiseks“

3) Kirjasid võib otsida ka üldotsingu kaudu. (Vaata süsteemi üldotsing!)

 

 

 

 

Otsingu vormil on võimalik koostada ka kiirpäring, mille järgi on sõnumit lihtsam leida.

Kiirpäringut võib teha üldiseks või personaalseks kasutamiseks. Kui päring on personaalne, siis jätta kastikesse „Personaalne kiirpäring“ „linnuke“.

Täita vajalikud väljad, kirjutada uue kiirpäringu nimi ja vajutada nuppu „Salvesta“.

 

Kiirpäringu näidis

 

Kiirpäring „Vastamata kirjad“

Päringu koostamiseks on vaja, et kast „vastamata kirjad“ oleks märgistatud. Teistest kastidest tuleb „linnukesed“ eemaldada.

 

Kui soovitakse päringut piirata vastutava isiku järgi, siis tuleks lisada „Vastutav isik“.

Selleks tuleb toimida järgmiselt:

⇒    Vajutada välja „Vastutav isik „kõrval olevale nupule „Vali“.

⇒    Selekteerida vastutav isik ja saata „ >“ nupule vajutades paremale tekstikasti ja vajutada „Tagasi“ nupule (NB! Võib olla ümber nimetatud „Valmis“ või „Ok“ nupuks.)

⇒    Salvestada kiirpäring vajutades nupule „Salvesta uus“.