Asendaja määramiseks avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kasutajad. Valida kasutaja, kellele määrata asendaja, vajutades kasutaja nimele. Avaneb vorm Kasutajad -> Muuda. Liikuda paneelile „Rollid, asendaja ja vastutaja“. Real „Asendaja“ vajutada seal olevat nuppu „Lisa“. Avaneb vorm Vali rollid. Teha valik vajutades rollile ning seejärel nuppu „>“. Kui rollide valikus ei leidu vajalikku rolli saab selle ise sisestada. Selleks tuleb kirjutada uue rolli nimetus nupu „Lisa“ ees olevale väljale ning seejärel vajutada nuppu „Lisa“. Valitud rolli eemaldamiseks vajutada kastis „Valitud“ eemaldatava rolli nimele ning seejärel „<“. Kui roll(id) valitud, vajutada nuppu „Tagasi“. Kui kasutajal on mitu asendajat saab neid järjestada prioriteedi järgi vajutades tulbas prioriteet olevatele nooltele. Salvestamiseks vajutada nuppu „Salvesta“.