Pealkirjastamine

 

Avalikus vaates on dokumendiregistris andmete leidmisel oluline rõhk dokumentide pealkirjastamisel. Selleks, et tagada dokumentide kiire leidmine, on pealkirjas sisalduv info vajalik võimalikult konkreetselt märkida. Selge on see, et kui registri vaates kuvatakse teavet otsivale isikule loetelu mitmekümnest dokumendist pealkirjaga “Leping”, siis on see informatsioon tema jaoks vähe kasutatav. Teisalt ei tohi dokumendi pealkiri sisaldada jällegi andmeid, mis liiga otseselt on tuvastatavad konkreetse isiku andmetega. Selline pealkirjastamine nagu näiteks “Hooldaja määramine Pilleriin Tamurile” on vastuolus nii Avaliku teabe seaduse kui ka Isikuandmete kaitse seadusest tulenevate nõuetega.  NB! Siinkohal tuleb rõhutada, et dokumendi pealkirja ei tohi märkida isiku nime!

Mõningad märksõnad dokumendi pealkirjastamisel:

•      Võimalikult lühike

•      Avab üldistatult dokumendi põhisisu

•      Nimetavas käändes

•      Pealkirja lõpus punkti ei kasutata

•      Suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad

Täiendavate arendustööde käigus tekib Amphoras dokumendi registreerimisel juurde “Pealkiri veebis”, mis võimaldab kasutada sellist lähenemist, kus Amphora sisemises vaates on võimalik dokument pealkirjastada töökorralduslikust aspektist võimalikult informatiivselt. Samas saab märkida “Pealkiri veebis” väljale dokumendi nimetus sellisel kujul, mis oleks korrektselt nähtav kodanikele avalikus vaates. Seda lahendust saab hakata alates versioonist 7.5.