Toimiku arhiveerimine

 

Toimiku arhiveerimisel eraldatakse see aktiivse baasi kasutusest ning sellele laienevad kõik arhiveerimisejärgsed volitused toimingute osas (näiteks mittemuutmine jne).

 

Toimiku arhiveerimiseks tuleb toimikute loetelust avada toimik, mida soovitakse arhiveerida ning avanenud toimiku vaates vajutada nuppu Arhiveeri

NB! Kui asjaajamisperiood on aktiivne, on Arhiveeri nupp hall (mitteaktiivne)
NB! Toimiku arhiveerimine ei õnnestu juhul, kui seal sees olevad dokumendid ei ole kõik arhiivipüsivas formaadis

 

 

Kui toimiku kõik vajalikud andmed on olemas ja arhiveerimise käsklus antud, siis süsteem teostab toimiku arhiveerimise. Arhiveerimise järel on toimik süsteemis käsitletav vaid lugemisvaates st andmeid ariveeritud toimikus enam muuta ei saa. NB! Enne arhiveerimist kindlasti teostada põhjalik kontroll toimiku sisu õigsuses!

Arhiveeritud toimiku detailvaade

 

Juhul, kui kõiki vajalikke kriteeriume ei ole toimiku arhiveerimise momendil, annab süsteem vastavasisulise teate, et arhiveerimine ei õnnestu.

 

Teade puudulikest andmetest arhiveerimise hetkel

NB! Näiteks mõne arhiveeritava dokumendi faili vorming on vale

 

Kõik dokumerndid, mis asuvad arhiveeritud toimikus, on arhiveeritud ja nähtavad ainult lugemisvaates. Aktiivses baasis neid enam näha ei ole, on võimalik välja võtta otsingutega.