Uue kirja/vastuse koostamine

 

⇒    Valida Sõnumid (Kirjavahetus)mooduli vasakust menüüst „Lisa saadetav“

⇒    Ülalt rippmenüüst valida vorm „X-tee kaudu saadetav dokument“.

⇒    Täita väli „Pealkiri“.

⇒    Valida „Kataloog“.

⇒    Lisada kommentaarid, teema.

⇒    Saatmisviisiks valida rippmenüüst „X-tee“.

⇒    Valida vastutav isik ning kuupäevad, tähtajad.

 

 

⇒    Valida saaja (kohustuslik), selleks vajutada Saajad *  paneelil nuppu „Vali“, vormil Vali / Lisa saaja  on valikud:

•      Vali olemasolev – valitakse olemasolevastest asutustest, rollidest, isikutest (sõltuvalt valikust)

•      Lisa uus – laseb lisada uue asutuse, ameti/rolli, isiku (sõltuvalt valikust)

Ning nendega seotud on:

•      Asutus

•      Amet/Roll

•      Isik

Vaikimisi on valitud „Vali olemasolev”,  „Isik”.

⇒    Valida rippmenüüst asutus.

⇒    Seejärel valida isik ning vajutada nuppu „>“ (või „>>“ , et lisada kõik asutuses olevad isikud).

⇒    „Tagasi“, et liikuda tagasi vormile Kirjavahetus->Lisa saadetav. (Isiku eemaldamiseks valida isik ning vajutada nuppu „Eemalda“).

 

„Vali dokument“ - avab vormi Lisa / vali fail või dokument. Vormil on 3 valikut:

•      Fail oma arvutist – vajutada nuppu „Browse“, valida aknas fail, vajutada nuppu „Open“, et lisada fail, või vajutada nuppu „Skaneeri“, et lisada skaneeritus fail. Failid lisatus, vajutada nuppu „Tagasi“( mõnedes keskkondades võib olla ümber nimetatud „Valmis“ või „OK“ nupuks)

•      Koosta fail (vaikimisi valitud) – avab tekstredaktori, kui info sisestatud, vajutada nuppu „Tagasi““( mõnedes keskkondades võib olla ümber nimetatud „Valmis“ või „OK“ nupuks).

•      Dokument Amphorast – valida rippmenüüst moodul, valida kataloog, vajutada loetelus kuvatud dokumendile (dokumendi pealkiri ilmub väljale „Objekt“) , seejärel „Tagasi“.

            ( mõnedes keskkondades võib olla ümber nimetatud „Valmis“ või „OK“ nupuks).

 

 

Lisatud dokumendi info ilmub paneeli Dokumendi info väljadele, juhul kui mõni väli on täitmata saab seda teha käsitsi (* väljad on kohustuslikud täitmiseks).

Väli „Reprodutseerimine” on mõeldud edasi kandma infot dokumendi taasesitamise keelustamise kohta.

Kui sellel real on kiri näiteks „Reprodutseerimine keelatud” ei tohi dokumendist teha koopiaid. Näitena võib veel välja tuua teksti „Reprodutseerimine lubatud asutuse nõusolekul”, mis kohustab kirja saajat selle autorilt luba küsima koopia tegemiseks.

 

Autorid * - vajutada nuppu „Vali“, vormil Vali / Lisa autor on valikud:

•      Isikud moodulist 

•      Eelnevalt sisestatud isikute hulgast

 

Valida rippmenüüst asutus, osakond, valida isik, vajutada nuppu „>“.

Vajutades isiku peale vasakus aknas, laaditakse koheselt isiku info keskele ossa. Keskel osas võib seda infot muuta ja vajutada paremale noolega nupule („>“).

 

 

Koostajad * ­- vajutada nuppu „Vali“, vormil Vali / Lisa koostaja on valikud:

•      Isikud moodulist – vaikimisi valik.

•      Eelnevalt sisestatud isikute hulgast

 

⇒    Valida rippmenüüst asutus, osakond, isik.

⇒    Vajutades isiku peale vasakus aknas, laaditakse koheselt isiku info keskele ossa.

⇒    Keskel osas võib seda infot muuta ja vajutada paremale noolega nupule („>“).Eesnimi, perekonnanimi, e-post on kohustuslikud väljad.

Fail * - kuvatakse info lisatud dokumendi kohta. Nupp „Vali“ võimaldab uuest lisada dokument.

Kui lisatud dokument ei ole Amphorast, siis peale sõnumi salvestamist ilmub link „Salvesta fail dokumendina“.

Paneel „Intellektuaalne omand” on mõeldud kirjeldamaks intellektuaalse omandi õigusi saadetava dokumendi suhtes. Paneelile kirjeldatu annab saajale ülevaadet dokumendile kohaldatavast intellektuaalse omandi seadusandlusest. Paneelil on võimalik täita välju:

­  „Omaja” (Intellektuaalse omandi omaja nimetus) ja

­  „Tähtaeg” (Intellektuaalse omandi lõpptähtaeg)

 

Paneel „Säilitamine” on mõeldud selleks et anda kirja saajale esialgset säilitamise informatsiooni dokumendi loomisel. Info eesmärk on pelgalt informatiivne ning statistiline.

Paneelil on võimalik täita välju „Saatja sarja pealkiri” (Saatja asutuse sarja pealkiri, kuhu dokument kuulub eesmärgiga säilitada seos edastatud dokumendi ning tema esialgse liigituse vahel), „Saatja toimiku pealkiri” (Saatja asutuse toimiku pealkiri, kuhu dokument kuulub eesmärgiga säilitada seos edastatud dokumendi ning tema esialgse liigituse vahel),, „Arhiiviväärtus” (Märge arhiiviväärtuse kohta saatja dokumentide loetelus eesmärgiga lihtsustada dokumentide hindamist).

Paneel lisafailid

Dokumendile saab juurde lisada ka lisafaile. Lisafaile saab kas „Browse“ nupu kaudu arvutist või „Skaneeri“ nupu kaudu otse skaneerides.

 

Kui kõik vajalikud väljad on täidetud on võimalik kiri salvestada (nupp „Salvesta“) või saata ( nupp „Saada“).