Väljade täitmine sisse tulnud kirja registreerimisel keerukas laekunud vormil
Põhilised registreerimisväljad on Amphoras toonitatud. Valgete väljade täitmine on soovitusliku iseloomuga. Väljade täitmine sõltub asutuses kehtestatud registreerimiskorraldusest.
1. Pealkiri – märkida kirja pealkiri.
2. Kataloog – valida kataloog, millesse kiri registreerida.
3. Avalik – kasti „linnukese“ märkimisel on kiri nähtav „Avalikus vaates“(avalikustamiseks). Ilma „linnukeseta“ avalikus vaates kirja ei kajastu.
4. Teema – märkida teema, mis valdkonna alla kiri kuulub. Teema märkimise järgi liigitab süsteem kirjad „Avalikus vaates“.
5. Kommentaarid ja lisad – on võimalik juurde märkida kirja puudutavat lisainfot.
6. Saabumise viis – saab märkida kirja saabumise viisi. Sellisel viisil eristatakse näiteks elektroonilisi ja paberkandjal saabunud kirju.
7. Digitaaldokumendi vorming – lisainfona võib juurde märkida elektroonilisefaili vormingu (Näiteks Wordi dokument = .doc).
8. Dokumendi liik – dokumendi liigiks märkida lihtsa kirja korral kiri. Muidu vastavalt kas avaldus, taotlus, õiend jne.
9. Dokumendi kuupäev – dokumendi peale märgitud kuupäev
10. Soovitud vastuse tüüp – märkida vastamise viis. Kui kiri ei eelda vastust, siis valida rippmenüüst „Ei soovi vastust“.
11. Vastutav isik – isik,
kelle ülesandeks on kirja käsitlemine peale registreerimist.
12. Saatja asutus – täidetakse, kui saatjaks on asutus.
13. Registrikood – asutuse registrikood.
14. Eesnimi – saatja isiku eesnimi.
15. Perekonnanimi – saatja isiku perekonnanimi.
16. Osakond – asutuse osakond, alaüksus, struktuurüksus.
17. Ametikoht – saatja isiku ametikoht, kui kiri on asutuse nimel saadetud.
18. Telefon – kontakttelefon
19. Faks – faks
20. E-post – e-posti aadress
21. Isikukood – isiku isikukood. Väli põhiliselt kodanikuportaali kaudu kirjavahetuse jaoks.
22. Aadress – asutuse/isiku aadress.
23. Asula – näiteks linn, alev, vald.
24. Maakond – valikus Eesti maakonnad.
25. Indeks – postiindeks
26. Riik – saatja riik
27. Saatja number – number, mille kiri on saanud asutusest väljasaatmisel
28. Saatmiskuupäev - saatmiskuupäev postitempli järgi. Sisestada käsitsi või kasutada „Vali“ nupule vajutades kalendrit.
29. Saabumiskuupäev – kirja saabumise kuupäev ( ei ole sama, mis registreerimiskuupäev). Süsteem pakub automaatselt registreerimisaja kuupäeva. Kui kiri on saabunud varasemal kuupäeval, siis on võimalik kuupäeva käsitsi muuta.
30. Vastamistähtaeg – kirjale vastamise tähtaeg. Süsteem annab vaikimisi tähtajaks 30 kalendripäeva, kuid seda on võimalik käsitsi muuta.
31. Vastamiskuupäev – kuupäev, vastuskirja väljasaatmiskuupäev. Märgitakse vastuskirja registreerimisel.
Koostaja paneelil
Kui kirja saatja ja koostaja on erinevad isikud
32. Isik – kirja koostanud isik.
33. Osakond – koostaja isiku osakond.
34. Telefon – koostaja isiku telefon.
35. Ametikoht – koostaja isiku ametikoht.
Originaal- ja lisadokumendid
36 . Originaalfail – kiri, mis on elektronposti teel saabunud manusena ja Amphorasse brausitud või paberkujul kiri, mis on süsteemi skaneeritud.
37. Vastuse fail – Kui on tegemist kirjavahetusega, siis on võimalik lisada juurde vastuskirja fail.
38. Seotud fail – neid välju saab kasutada kirja juures olevate lisadokumentide lisamiseks.
39. Tekstiredaktor – pikema lisainfo kirjutamiseks.
Piirangud paneel
40. Asutusesiseseks kasutamiseks – kui märkida kasti „linnuke“, siis on „Avaliku vaate“ dokumendiloetelus näha küll, et kiri on olemas ja registreeritud, kuid puudub lisainfo kirja kohta.
41. Märge tehtud – piirangu kehtestamise kuupäev.
42. Juurdepääsupiirangu alus – põhjus, miks avalik juurdepääs on piiratud. Näiteks seadusandlusest tulenevad kohustused.
43. Piirang kehtib kuni – piirangule saab kehtestada tähtaja, millal piirang kaotab kehtivuse. Sobib juhul, kui piirang on lühiajaline.
44. Seosed paneel – Amphorasiseste seoste loomiseks. Kirja võib siduda seoste kaudu mõne varem registreeritud kirja või dokumendiga.
45. Lisafailid – lisafailide alla on võimalik juurde brausida või skaneerida lisadokumente. Selleks vajutada paneelil nupule „Lisa“ ja süsteem avab allpool olevad väljad.
⇒ Registreerimiseks vajutada „Salvesta“ nupule.