Dokumendid


  1. Dokumentide laadimine
  2. Dokumentide kirjutamine
  3. Dokumentide seostamine
  4. Dokumentide uueks kopeerimine
  5. Lisafailide lisamine
  6. Lisafailide kustutamine
  7. Dokumentide edastamine, kooskõlastamine
  8. Dokumendi otsing
    a. Kiirpäringute loomine
    a. Kirjavahetuse otsingu võimalused Dokumendi mooduli otsingus
  9. Dokumendi kiirpäringu näited
    a. Minu vastamata dokumendid
    b. Minu üle tähtaja vastamata dokumendid
  10. Põhifaili nime muutmine
  11. Tegevused dokumendiga
  12. Dokumendi ID (identifikaator)
  13. Kirjad dokumentide moodulis
  14. Vastutaja tingimusega ülesande seadistamine
  15. Dokumendi ajaloo paneel

Dokumendid moodul käsitleb kõige üldisemalt dokumentide elutsüklit, alates dokumendi loomisest, selle vormistamisest ja kinnitamisest, registreerimisest, menetlemisest ja kasutamisest kuni selle säilitamise, arhiveerimise ja hävitamiseni. Moodul tagab dokumentide kerge säilitatavuse ja leitavuse kataloogipuu (dokumentide loetelu) abil ning võimaldab elektroonilise dokumendiregistri pidamist tarkvaras.

Dokumente saab Amphorasse sisestada neljal viisil:

  • laadimise teel
  • kirjutamise teel
  • skaneerimise teel
  • MS Office/OpenOffice klientrakenduse teel

Dokumentide laadimine

Olemasolevate dokumentide süsteemi lisamine.

Dokumendi laadimiseks Amphora keskkonda tuleb valida vasakpoolsest külgmenüüst tegevus Laadi uus. Süsteem kuvab vaikimisi dokumendi laadimise vormi.

Oluline

Kindlasti tuleb vaikimisi kuvatud laadimise vorm muuta vastavalt dokumendi tüübile sobivaks.

!Laaditud vormid

Kui dokumendi vorm on valitud, tuleks valida kataloog (kui see pole vaikimisi valitud), fail ning täita vajalikud metaandmed. Olles täitnud vajalikud metaandmed, tuleb vajutada nuppu Laadi.

!Laadimine


Dokumentide kirjutamine

Võimaldab otse süsteemis dokumente koostada.

Dokumendi kirjutamiseks Amphora keskkonda tuleb võtta vasakpoolsest külgmenüüst tegevus Kirjuta uus. Süsteem kuvab vaikimisi dokumendi kirjutamise vormi.

!Kirjutamise vormid

Kui dokumendi vorm on valitud, tuleks valida kataloog (kui see pole vaikimisi valitud) ning täita vajalikud metaandmed. Olles täitnud vajalikud metaandmed, tuleb vajutada nuppu Salvesta.

Oluline

Kindlasti tuleb vaikimisi kuvatud kirjutamise vorm muuta vastavalt dokumendi tüübile sobivaks.

!Kirjutamine

Amphorasse on võimalik seadistada erinevaid malle (näiteks puhkuseavaldus, lähetuskorraldus, protokollid ja teised mallid)

Kasutaja täidab ära metaandmed (vormil olevad andmed). Pärast metaandmete täitmist klikib kasutaja Vaheta ja süsteem genereerib ise malli valmis, süsteem kannab andmed vormile automaatselt.

!Mallid

Süsteemi poolt valmis genereeritud puhkuseavaldus:

!Genereeritud avaldus

Dokumente on võimalik otse Wordist salvestada Amphorasse pärast klientrakenduse allalaadimist ja paigaldamist oma arvutisse. Wordi lisanduvad nupud Save as New ja Save New Version. Uue faili saatmiseks Amphorasse tuleb vajutada Save as New nuppu. Pärast lisamist või salvestamist on failid nähtavad Amphoras avalehel Mujalt saadetud failide alt.

!Save As New !Amphorasse saatmine


Dokumentide seostamine

Kõiki Amphoras olevaid objekte (dokumendid, asjad, kirjad, sündmused) on võimalik omavahel seostada. Seose loomine köidab kaks erinevat objekti sisuliselt kokkukuuluvaks, mis hiljem võimaldab ka liikuda ühelt objektilt teisele ühe nupuvajutusega (objektide juurde tekivad lingid seotud objektidele).

Seose lisamiseks dokumendile tuleb paneelil Seosed vajutada nuppu Lisa. Avanenud aknason võimalik objekte otsida mooduli, numbri, kataloogi, registreerimise kuupäeva ning pealkirja järgi.

!Seoste paneel

Valida objekte on võimalik kasutades Vali objekt nuppu, mis asub objektiga samal real. Valiku kinnitamiseks tuleb vajutada Kinnita valitud seos(ed) nuppu.

!Seose otsing


Dokumentide uueks kopeerimine

Olemasolevaid dokumente on võimalik uueks kopeerida. Selleks on vaja vajutada "Kopeeri uueks" nuppu dokumendi muutmise või vaatamise vaates. Lisaks on võimalik dokument uueks kopeerida ka Dokumendid mooduli listivaates vajutades ikooni peale.

Dokumendi kopeerimisel avaneb kinnitusaken, kus on võimalik valida, millised andmed uuele dokumendile kopeeritakse. Valikus on Põhifail, Lisafailid ning Allkirjad.

!Uueks kopeerimise kinnitusaken

Kui uueks kopeeritud dokument lisatakse kataloogi, kus on seadistatud automaatne menetlus, siis Amphora dokumendi salvestamisel käivitab automaatse menetluse loomise.

Lisafailide lisamine

Amphoras olevatele dokumentidele on võimalik lisada faile. Selleks tuleb paneelil Lisafailid vajutada nuppu Lisa/vali failid. Edasi tuleks valida enda arvutist fail ning vajutada Open nupu peale. Selleks, et fail jääks püsima, tuleb vajutada Valmis nupu peale. Lisaks on olemas ka Skaneeri nupp, mille abil on võimalik skaneerida otse Amphorasse faili. Skaneeritud fail on .PDF vormingus.

!Lisafailide paneel


Lisafailide kustutamine

Dokumendi lisafaile on võimalik kustutada nii ükshaaval kui ka mitu lisafaili korraga. Lisafailide ees on märkeruudud, kuhu saab lisada linnukese ja sellega ära märkida lisafailid, mida on vaja ära kustutada. On võimalik ka korraga kõikidele lisafailidele linnukesed lisada (1). Valitud lisafailide kustutamiseks tuleb vajutada "Kustuta" nuppu (2).

Lisaks on võimalik lisafaile ühekaupa kustutada kasutades "Kustuta" linki (3).

!Lisafailide

Dokumentide edastamine, kooskõlastamine

Peale dokumendi sisestamist on võimalik seda edastada teistele kasutajatele kooskõlastamiseks (või teistele täitmiseks).

Koosokõlastamisel tuleb dokument avada ja vajutada nuppu Menetlus. Avanenud vormil tuleb täita Isikud, kellele dokument saadetakse, Ülesande kirjeldus, mida tuleb dokumendiga teha ning Tähtaeg, kui kaua on aega ülesannet teha.

Menetlus võib olla Järjestiktäitmiseks (Ülesande saab esimene ning teine saab selle alles pärast esimese ülesande tehtuks märkimist) või Paralleeltäitmiseks (kõik saavad ülesande samaaegselt).

Lisaks on olemas funktsionaalsus, millega saab dokumendi avalikuks teha peale edukat menetlust.

!Dokumentide edastamine

Kui "avalikusta peale menetluse edukat lõppemist" linnukene on lisatud, siis peale edukat menetlust tehakse dokument avalikuks. Amphora lisab "Metaandmed avalikud" ette linnukese ning dokument on avalikus vaates nähtav. Kui menetluse raames kasutaja lükkab tagasi ülesande, kooskõlastamise vastuseks valib ei või eriarvamusel, vajutab "Ei allkirjasta" nuppu, siis dokument ei muutu avalikuks.

Juhul kui dokument oli enne menetluse loomist avalik, siis "avalikusta peale menetluse edukat lõppemist" valik teeb dokumendi mitteavalikuks(Amphora eemaldab "Metaandmed avalikud" eest linnukese). Dokument muutub taas avalikuks peale menetluse edukat lõpetamist.


Dokumendi otsing

Otsing võimaldab leida dokumente, teades ainult osalist informatsiooni dokumendi kohta. Dokumendi otsinguks tuleb vajutada Dokumendid mooduli menüüs lingile Otsi. Peale kriteeriumite sisestamist tuleb vajutada nuppu Otsi.

Võimalik on luua erinevaid otsinguprofiile, näiteks Lepingute otsing. Uue profiili loomisel saab valida väljad, mida kuvatakse otsinguvormil. Lisaks on võimalik valida vormid, mida otsitakse. Selleks, et uut otsinguprofiili luua, võtke ühendust enda Amphora keskkonna administraatoriga.

!Dokumendi otsing

Kiirpäringute loomine

Kiirpäringu on võimalik lisada Dokumendi mooduli otsingu vormil. Kiirpäringud võimaldavad kasutajatel käivitada konkreetsed otsingud otse Dokumendi mooduli nimekirjavaates.

Kiirpäringute lisamiseks tuleb avada Dokumendid moodul -> Otsi.

!Dokumendi otsing

NB! Enne kiirpäringu salvestamist soovitan käivitada otsing ning vaadata, kas otsingutulemused on korrektsed ning kas nende otsingutingimustega otsing töötab.

Seejärel tuleb otsinguvormil teha soovitud valikud. Näiteks kui kasutaja soovib luua Minu vastamata dokumendid kiirpäringu, on vaja lisada Vastamata linnukene, valida enda isiku Vastutav isik valikus ning Suund valida sisse.

!Dokumendi otsinguvorm

Kui otsinguvormil on valikud tehtud, tuleb Kiirpäringud paneelis Uue kiirpäringu nimi väljale lisada kiirpäringu nimi. Järgmises rippmenüüs on võimalik valida, kas kiirpäring on personaalne(ainult see kasutaja saab kiirpäringut kasutada, kes on lisanud), üldine(nähtav kõikidele) või teha nähtavaks see kiirpäring tervele kasutajagrupile. -vali kiirpäring- rippmenüüd uue kiirpäringu lisamisel ei ole vaja kasutada.

!Dokumendi kiirpäring

Peale seda tuleb vajutada Salvesta nuppu.

Loodud kiirpäringu kasutamiseks tuleb dokumendimooduli nimekirjavaates valida soovitud kiirpäring rippmenüüst - Vali kiirpäring -

!Dokumendi kiirpäring

Kirjavahetuse otsingu võimalused Dokumendi mooduli otsingus

Dokumendi mooduli otsingus on võimalik kasutada kirjavahetuse mooduli otsingutingimusi:

Vastutav isik (ResponsiblePerson) - lisab otsinguvormile rippmenüü, kus valikus on kasutajad. Selle valikuga on võimalik otsida vastutava isiku järgi dokumente

Saaja/Saatja (DeliverySenderRecipient) - tavaline teksti väli. Otsib edastuse paneeli saaja ja saatja andmete järgi. Võimalik on sisestada nii e-posti aadress, kui ka isiku või asutuse nimi.

Vastamata (IsUnanswered) - märkeruut. Otsib kõik dokumendid, millel vastamise/täitmise tähtaeg on sisestatud, kuid vastamise/täitmise kuupäev on tühi.

Vastatud (IsAnswered) - märkeruut. Otsib kõik dokumendid, millel vastamise/täitmise kuupäev on täidetud

Üle tähtaja (IsOverDeadline) - märkeruut. Otsib kõik dokumendid, millel vastamise/täitmise tähtaeg on möödas, kaasa arvatud ka need dokumendid, millele on juba vastatud.

Ei vaja vastamist (IsNoNeedAnswer) - märkeruut. Otsib kõik dokumendid, millele puudub vastamise/täitmise tähtaeg.

Need märkeruudud on võimalik omavahel kombineerida. Näiteks Üle tähtaja ning Vastamata linnukesed annavad tulemuse, kus on ainult vastamata üle tähtaja läinud dokumendid.

!Uued otsinguväljad

NB! Võimalik, et dokumendi otsinguvormil ei ole neid otsingutingimusi. Keskkonnad administraator saab need juurde lisada. Juhend asub SIIN.


Dokumendi kiirpäringu näited

Selles juhendis kirjeldan, kuidas kasutaja saab ise luua kiirpäringud, mida on hiljem võimalik kasutada dokumendi nimekirjavaates.

Minu vastamata dokumendid

Kiirpäringu lisamiseks tuleb minna Dokumendi moodul -> Otsi.

!Dokumendi otsing

Seejärel on vaja valida Kirjad otsinguprofiil. Otsinguprofiili valik asub üleval paremal.

!Dokumendi otsinguprofiil

Loetelu järjestuses tuleb kontrollida, kas vaikimisi valitud järjestamistingimus sobib.

!Otsingu sorteerimine

Järjestamistingimus vastutab selle eest, millise andmevälja järgi sorteeritakse kiirpäringu tulemusi. Vaikimisi on valitud Kuupäev (create_time_static) kahanevas, mis tähendab, et kiirpäringu tulemusi sorteeritakse dokumendi viimase versiooni kuupäeva järgi kahanevas järjekorras.

Kui soovite seda muuta, siis tuleks olemasolev järjestamistingimus eemaldada. Selle jaoks tuleb vajutada järjestamistingimuse peale ning vajutada Eemalda nuppu.

!Sorteerimise eemaldamine

Kui see on tehtud, siis tuleks lisada uus järjestamistingimus.
Selleks on vaja valida sobiv andmeväli ning tulemuste järjestus(kahanev või kasvav).
Kui valikud on tehtud, tuleb vajutada <- Lisa järjestamistingimus nuppu

!Järjestamistingimuse lisamine

Edasi tuleks valida Vastutav isiku rippmenüüst enda isiku nime, Vastamata valik valida ning Suund peab olema sisse.

!Dokumendi otsinguvorm

Kui otsinguvormil on valikud tehtud, tuleb Kiirpäringud paneelis Uue kiirpäringu nimi väljale lisada kiirpäringu nimi. Järgmises rippmenüüs on võimalik valida, kas kiirpäring on personaalne(ainult see kasutaja saab kiirpäringut kasutada, kes on lisanud), üldine(nähtav kõikidele) või teha nähtavaks see kiirpäring tervele kasutajagrupile. -vali kiirpäring- rippmenüüd uue kiirpäringu lisamisel ei ole vaja kasutada.

!Dokumendi kiirpäring

Peale seda tuleb vajutada Salvesta nuppu.

Minu üle tähtaja vastamata dokumendid

Selles juhendis kirjeldan, kuidas kasutaja saab ise luua Minu üle tähtaja vastamata dokumendid kiirpäringu, mida on hiljem võimalik kasutada dokumendi nimekirjavaates.

Kiirpäringu lisamiseks tuleb minna Dokumendi moodul -> Otsi.

!Dokumendi otsing

Seejärel on vaja valida Kirjad otsinguprofiil. Otsinguprofiili valik asub üleval paremal.

!Dokumendi otsinguprofiil

Loetelu järjestuses tuleb kontrollida, kas vaikimisi valitud järjestamistingimus sobib.

!Otsingu sorteerimine

Järjestamistingimus vastutab selle eest, millise andmevälja järgi sorteeritakse kiirpäringu tulemusi. Vaikimisi on valitud Kuupäev (create_time_static) kahanevas, mis tähendab, et kiirpäringu tulemusi sorteeritakse dokumendi viimase versiooni kuupäeva järgi kahanevas järjekorras.

Kui soovite seda muuta, siis tuleks olemasolev järjestamistingimus eemaldada. Selle jaoks tuleb vajutada järjestamistingimuse peale ning vajutada Eemalda nuppu.

!Sorteerimise eemaldamine

Kui see on tehtud, siis tuleks lisada uus järjestamistingimus.
Selleks on vaja valida sobiv andmeväli ning tulemuste järjestus(kahanev või kasvav).
Kui valikud on tehtud, tuleb vajutada <- Lisa järjestamistingimus nuppu

!Järjestamistingimuse lisamine

Edasi tuleks valida Suund sisse, Vastutav isiku rippmenüüst enda isiku nime, Üle tähtaja ning Vastamata valikud valida.
NB! Kui valida ainult Üle tähtaja valiku, siis kiirpäring hakkab väljastama ka neid dokumente, millele on juba vastatud. Sellepärast peame lisaks valima ka Vastamata.

!Kiirpäringu valikud

Kui otsinguvormil on valikud tehtud, tuleb Kiirpäringud paneelis Uue kiirpäringu nimi väljale lisada kiirpäringu nimi. Järgmises rippmenüüs on võimalik valida, kas kiirpäring on personaalne(ainult see kasutaja saab kiirpäringut kasutada, kes on lisanud), üldine(nähtav kõikidele) või teha nähtavaks see kiirpäring tervele kasutajagrupile. -vali kiirpäring- rippmenüüd uue kiirpäringu lisamisel ei ole vaja kasutada.

!Dokumendi kiirpäring

Peale seda tuleb vajutada Salvesta nuppu.


Põhifaili nime muutmine

Põhifaili juures on nupp nimega Muuda nime. Selle peale vajutades avaneb aken ning selles aknas on võimalik muuta põhifaili nime.

!Põhifaili nime muutmine

  • Tühjenda nupp – kustutab väljalt praeguse faili nimetuse.

  • Ettepanekud – nimed, mis Amphora koostab pealkirjast ning kausta numbrist ja kataloogi nimest.

Tuleb sisestada väljale soovitud nimi ning vajutada Muuda nime nupu peale. Avanenud aken (Rad window) ei ole hüpikaken, seega ei tohiks olla probleeme selle avamisega veebilehitsejas.


Tegevused dokumendiga

  • Kasutaja saab luua uue asja, antud dokument on lisatud juba asja koosseisu.
  • Kasutaja saab saata dokumenti menetlusringile. Igale isikule, kelle kasutaja lisab saab panna erineva tööülesande. (täitmiseks, teadmiseks, kooskõlastamiseks või allkirjastamiseks).
  • Kasutaja saab lisada tööülesande, kõikidele isikutele ühesuguse.
  • Dokumenti saab Amphorast e-posti teel välja saata.
  • Kuvab kasutajale objekti lingi (sisekeskkonna ning avaliku vaate aadressi), teistele kasutajatele saatmiseks.
  • Kopeerib dokumendi metaandmed, et hakata registreerima uut dokumenti.
  • Kasutaja saab dokumenti digiallkirjastada registrivaates.
  • Dokumente saab omavahel seostada.
  • Dokumenti saab lisada arhiivitoimikusse.
  • Infotellimus valitud objekti kohta.
  • Kui on olemas liidestus VOLISega, siis võimaldab eelnõusid VOLISesse saata.
  • Kasutaja saab lisada dokumendi lemmikusse, kuvatakse avalehel.
  • Kasutaja saab printida dokumendi metaandmed. Kuvatakse ka edastuse paneeli andmed.
  • Kasutaja saab dokumendi kustutada. Hiljem on võimalik prügikastist dokument taastada.
  • Kasutaja saab välja eksportida dokumentide listi kausta lõikes. Võimalikud ekspordid: Excel, CSV, Word.
  • Kasutaja saab alla laadida valitud dokumendi .xml faili.

Dokumendi ID (identifikaator)

Igal dokumendi versioonil on olemas unikaalne identifikaator. Kuidas leida konkreetse dokumendi ID?

Kuna igal dokumendi versioonil on erinev ID ja näiteks dokumendi logide otsingu jaoks on pigem vaja esimese versiooni ID, siis tuleb soovitud dokument avada. Kui dokument on avatud, tuleb omakorda avada soovitud versioon. Seda saab teha vajutades Versioonid paneelis versiooni kuupäeva peale.

!Dokumendi versiooni paneel

Kui õige versioon on avatud, tuleb kerida lehe tippu ning vajutada "maakera" ikooni peale.

!Maakera ikoon

Avanenud aknas on olemas dokumendi sisekeskkonna link. Lingi lõpus on number ning see number ongi konkreetse dokumendi versiooni ID.

!Dokumendi versiooni ID


Kirjad dokumentide moodulis

Amphora 12.7 versioonis arendati dokumentide moodulisse kirjavahetuse funktsionaalsus. See tähendab seda, et edaspidi hakatakse kirju registreerima dokumentide moodulis. Erinevalt kirjavahetuse moodulist on dokumentide moodulis ainult üks kirja vorm Kiri ning seda tuleb kasutada iga kirja registreerimisel.

Kirjad dokumentide moodulis juhend asub sellel lingil.

Vastutaja tingimusega ülesande seadistamine

Vastutajale on võimalik lisada tingimusega ülesanne. See töötab nii, et võetakse dokumendi vormilt konkreetne kuupäeva väli ning X päeva enne selle kuupäeva saabumist loob Amphora vastutajale ülesande.

Näeb see välja nii:

!Vastutava isiku ülesanne

Seadistamine

Tingimusega ülesande seadistamine käib Registrid moodulis. Kui antud moodul ei ole nähtav, siis tuleb kasutajagrupis see moodul aktiveerida.

Registrid moodulis on vaja lahti teha Vormi paneeli seaded. Uue seadistuse lisamiseks tuleb vajutada Uus nupule.

!Registrid vaade

Iga vormi jaoks on vaja lisada kaks seadistust. Esimese seadistusega märgime, millise kuupäeva välja hakkab Amphora ülesande loomisel kasutama ning teise seadistusega lisama päeva arvu.

Välja seadistamine:

!Välja seadistamine

value - vormi välja Amp. välja nimi. Seda saab vaadata/kontrollida Admin - Vormide häälestamine.

Siin on oluline, et setting_keyword_id oleks PropertyNameToAlert.

Päevade seadistamine:

!Päevade seadistamine

Siin on oluline, et setting_keyword_id oleks DaysToAlert.

Dokumendi ajaloo paneel

Dokumendi vormi seadetes (Admin - Vormide häälestamine) on võimalik sisse nähtavaks teha ajaloo paneel, kus Amphora kuvab dokumendi logid.

!Ajaloo paneel

Ajaloo paneelis on kokku neli veergu - Isik, Sündmus, Toimumise aeg ning Lisainfo.

Isik - Isiku nimi, kes on teinud mingi tegevuse dokumendiga.
Sündmus - Dokumendiga tehtud tegevus. Näiteks Dokumendi menetlemine või Allkirja lisamine.
Toimumise aeg - Kuupäev koos kellajaga, millal konkreetne tegevus oli tehtud.
Lisainfo - Mõnele tegevusele lisab Amphora ka lisainfo. Näiteks menetluse/delegeerimise lisamisel kuvatakse lisainfo veerus isikud, kes olid menetluse/delegeerimise koosseisu valitud ning menetluse/delegeerimise ID. Allkirjastamisel lisab Amphora ka allkirjastaja nime koos isikukoodiga.


Viimati muudetud: ‎31. oktoober ‎2023, ‏‎17:54:00