Ostuarvete ringlus peaks olema vigadevaba, kiire ja jälgitav
Ostuarvete kinnitamisel digitaalse süsteemi abita:
- lähevad arved kinnitusringil kaduma
- arvete kinnitamisel kulub palju aega kinnitajate vahel liikumisele
- käsitsitöö teeb paberarve kooskõlastamise väga kalliks
- töötajate puhkuste ja komandeeringute ajal jäävad arved kooskõlastamata
- puudub teave arve asukoha kohta kinnitusringil
Amphora abil ostuarvete kinnitamisel:
- on arvete kaotsiminek välistatud
- arve liikumine kinnitajalt kinnitajale on momentaalne
- kooskõlastamine on odavam kui paberarvete puhul
- töötajad saavad arveid kinnitada ka kontorist eemal olles
- igal ajahetkel on näha arve asukoht kinnitusringil
Arvete kinnitamiseks on Amphoras kaks võimalust:
- kasutades dokumentide moodulisse loodud arvevormi
- edastades arve tervikuna kooskõlastamisele
- kooskõlastatud arve edastatakse raamatupidajale
- kasutades e-arvete moodulit ja XML arvete konteerimist ning kinnitamist
- lisatakse konteering
- lisatakse dimensioonid
- kinnitatakse konteeringuread ja konteering
- edastatakse raamatupidamistarkvarasse
Kasutaja arvab: „Väga mugav on saabuv e-arve registreerida arvete moodulisse ning saata menetlusse, pole ümbertrükkimist ega mitu korda sisestamist. Vaeva tuleb näha sellega, et kõik meile ikka ilusti XML arveid saadaksid, sest pdf-i ümbertrükkimisele kulub aega . – Kehtna Vallavalitsus, Kairi Kütt.“
Pilt 1: Arve registreerimine dokumentide moodulisse
Pilt 2: Arve registreerimine e-arvete moodulisse
Pilt 3: Konteering e-arve vormil