Võimalused

CDokumendihaldus

  • Täisfunktsionaalne dokumendihaldus 
  • Dokumentide loomine, registreerimine, menetlemine, digiallkirjastamine
  • Dokumentide versioneerimine ja lukustamine
  • Dokumentide hõlmamine (arvutist üles laadimine, dokumendi loomine, paberkandjal dokumendi skaneerimine, avatud faili saatmine MS Wordist, kasutajaarvutist failide selekteerimine ja saatmine)
  • Dokumentide ringluse jälgimine
  • XML eksport/import üksikdokumentide ja dokumentide kogumi lõikes
  • Dokumentide automaatne nummerdamine (vastavalt kataloogipuu loogilisele ülesehitusele ja registreeritava dokumendi asukohale süsteemis)
  • Nummerdamise manuaalne seadistamine
  • Otsingusüsteem - otsida saab nii metaandmetest kui ka dokumentide sisust. Täistekst otsing võimaldab otsida lisaks teksti failidele ka MS-Word, MS-Excel, PDF, RTF jne failidest. On laiendatav ka muudele failiformaatidele
  • Otsingute hõlbustamine – võimalik otsingute salvestamine ja taaskasutamine, otsingu tulemuste loendamine, päringu kitsendamine kataloogi/üksuse kaupa

CKirjavahetus

  • Sisse ja välja liikuvate sõnumite/dokumentide registreerimine
  • Kirjade genereerimine eelnevalt sätestatud malli alusel
  • Kirjade digiallkirjastamine
  • Kirjade saatmine süsteemist e-kirjana või DVK liidest kasutades
  • Kirjavahetuse ringluse jälgimine igal ajahetkel
  • XML eksport/import üksikdokumentide ja dokumentide kogumi lõikes
  • Dokumentide automaatne nummerdamine (vastavalt kataloogipuu loogilisele ülesehitusele ja registreeritava dokumendi asukohale süsteemis)
  • Nummerdamise manuaalne seadistamine
  • Vastusdokumentide koostamine, nende nummerdamine ja automaatne seostamine algatuskirjaga
  • Kirjadele vastutaja määramine ja lahenduseks edastamine
  • Raportite genereerimine kirjadele - näiteks tähtaegade jälgimine ja tähtaja meeldetuletused, AK piirangu tähtaja saabumine jne.
  • Lihtsustatud tähtaegade jälgimine – väljavõtete tegemine igal ajahetkel

CAsjavaade

  • Dokumentide kogumi haldamine
  • Asjamalli kirjeldamine (näiteks isik ja kõik temaga seotud informatsioon), misjärel edasine töö isiku ja tema dokumentidega toimub läbi asjamalli
  • Virtuaalsete toimikute moodustamine omavahel seotud objektidest
  • Virtuaaltoimikutes olevate dokumentide iseseisev või terviklik menetlemine

CTöövood

  • Automaatsed (dokument edastatakse töövoos osalejatele koheselt peale salvestamist, mis muudab igapäevase dokumentide edastamise voo lihtsamaks ja kiiremaks), poolautomaatsed või manuaalsed töövood
  • Töövoogude haldus integreeritud MS Outlookiga - näiteks suunates dokumendi kooskõlastusringile Amphoras, saab kooskõlastaja selle ülesande ka oma MS Outlooki.
  • Dokumentide suunamise liigid:
    • täitmiseks
    • kooskõlastamiseks 
    • teadmiseks
    • allkirjastamiseks

CKalender

  • Ühine ajahaldus võimaldab hallata/vaadata enda ja teiste kalendrisündmusi
  • On seotud ülesannetega (kalendrisündmuse juures on näha ka sama aja tööd)
  • Integreeritud MS Outlook-iga
  • Korduvate kalendrisündmuste määramine (nt iganädalane koosolek sisestatakse Amphorasse üks kord ning edaspidi kuvab süsteem iga nädal valitud nädalapäeval/kellaajal antud koosoleku infot)
  • Kalendrisündmuste kuvamine avalehel ja meeldetuletuste saatmine

CArutelud

  • Foorumilaadsed arutelud
  • Elektroonilised koosolekud
  • Automaatsed protokollid
  • Küsitluste korraldamine ja statistika väljavõtted

CIsikud

  • Isikute kontaktide haldamine
  • Isikute ja asutustega seotud info sidumine (seotud dokumendid jm)
  • Isikute grupeerimine (võimalik e-mailide saatmine paljudele isikutele korraga)
  • Kontaktibaasis kirjade koostamine - kirja osapoole andmed saab automaatselt kontaktibaasist pärida (elimineerib eksimisvõimaluse kirja osapoole kontaktandmetes ja vähendab sisestustööd kirja koostamise hetkel)

CAsutused

  • Asutuse kontaktide haldamine
  • Asutuse isikute ja kontaktandmete sidumine dokumentide ja kirjavahetusega
  • Asutuste grupeerimine ühiste kriteeriumite alusel
  • Võimalus saata grupeeritud ettevõtetele korraga e-kirju
  • Kontaktibaasis kirjade koostamine - kirja osapoole andmed saab automaatselt kontaktibaasist pärida (elimineerib eksimisvõimaluse kirja osapoole kontaktandmetes ja vähendab sisestustööd kirja koostamise hetkel)

CE-kirjad

  • E-kirjade suunamine Amphorasse
  • Saabunud dokumentide automaatne registreerimine etteantud kausta
  • Dokumentide edastamine teistele osapooltele e-kirjana
  • Sissetulevate kirjade nummerdamine vastavalt järjekorranumbrile
  • Kirjade seostamine süsteemis olevate algatuskirjadega

CDHX

  • Asutustevaheliste täisdigitaalsete dokumentide vahetamine ehk dokumendi edastamine ühest süsteemist teise
  • Dokument ja temaga seotud metainfo liigub süsteemide vahel automaatselt st andmed kantakse vormile registreerimisel hetkel
  • Peale registreerimist suunatakse dokument vastutajale, kes tegeleb asja lahendamisega
  • Asja lahendamise järgselt koostatakse vastus ning edastatakse see üle DVK algatusdokumendi saatnud osapoolele

CAdmin

  • System-wide setup and setup - users and their views / rights, creation of existing document forms, setting up automatic procedures, entering and describing a classification unit
  • Admin module main options:
    • Adding users, changing their information, assigning rights, roles
    • Adding user groups, changing their information, assigning rights
    • Creation of directories (list of documents), assignment and modification of registers (numberers-counters)
    • General authority settings (versioning, languages)
    • Configuring searches
    • Configure document forms and templates
    • Translations (edit word-buttons)
    • Set up automatic workflows
    • Configuring reports
    • Configure public view
  • Administrators can be grouped at several levels:
    • administrators who can create or modify a classification entity (document list) but cannot change user rights
    • administrators who can change user rights but cannot create forms

CAvalik vaade

  • Electronic access to the register of documents (this functionality is intended for Amphora users who have to make the register of documents of their institution electronically in order to comply with the requirements of the Public Information Act)
  • The document register must provide access to registered unrestricted digital documents or contain a reference to the location of the document on paper or on another medium.
  • It is possible to disclose the required part of the documents from Amphora without making additional duplicate entries in its daily work process.


 
EML
ELL
Microsoft Partner