Amphora kasutajad hindavad tarkvara läbipaistvust ja dokumentide kättesaadavust kõikjalt

Vahtpolüuretaani tootja, Belgia kontserni kuuluv Recticel OÜ ja Tallinna Farmaatsiatehase AS on mõlemad juba kogemustega dokumendihaldustarkvara Amphora kasutajad. Ettevõtte meeskonnad hindavad Amphora läbipaistvust, võimalust reaalaajas jälgida, mis etapis on dokumentide kooskõlastamine, ning kaugtöövõimalusi.

Recticel kasutab Amphora dokumendihaldustarkvara alates 2012. aastast. Ettevõtte dokumendihalduse- ja personalispetsialist Mari-Liis Idavain meenutab tarkvarajuurutust: „Amphora kasutusele võtmine ei olnud sugugi keeruline. Paar kohtumist, et kaardistada meie soovid ja kasutusulatus ning seejärel seadistati juba süsteem meile sobivaks, tehti koolitus kasutajatele ning oligi valmis. Suur töö oli muidugi kogu dokumentatsiooni digisüsteemi saamine, see tähendas hulka skaneerimist ja tuima sisestustööd.”

Täna lahendab Amphora Recticeli jaoks mitmeid olulisi ülesandeid alates dokumentide tõhusast haldamisest ja kiirest leidmisest kuni arvete kooskõlastus- ja kinnitusringi lihtsustamiseni. „Märgatavalt vähenes meil paberdokumentide tootmine ning massallkirjastamine ID-kaardiga oli igapäeva asjaajamises suur samm edasi,” sõnab Idavain ja lisab, et suureks plussiks oli ka kaugtöö võimaluse tekkimine, kuna tänu Amphorale on võimalik tööd teha nii kodus, välislähetuses kui ka isegi vajadusel puhkusel olles.

Tallinna Farmaatsiatehase AS kasutab Amphora Professional programmi samuti juba seitsmes aasta. Ettevõtte sekretäri Maris Raju sõnul on tarkvara kasutusele võtmine olnud pidev protsess ning tänaseni püütakse pidevalt leida uusi võimalusi dokumendihaldusprogrammi rakendamiseks ning veel ladusamaks dokumendihalduseks.

„Täna aitab Amphora põhiliselt reguleerida dokumentide majasisest jaotamist ja kontrolli selle üle. Väga mugav on, et pidevalt on võimalik jälgida, mis etapis on dokumendi kooskõlastamine. Positiivne on dokumentide kättesaadavus kõikidele töötajatele ühest kohast ja ka väljaspool kontorit ja/või tööarvutit,” toob ta programmi eelistena esile, lisades, et tööaja kokkuhoid tuleneb eelkõige töötajatele lihtsustatud dokumentide vormistamist, info kiiremast leidmisest ning paremast juurdepääsust suuremale hulgale infole.

Maris Raju sõnul on Tallinna Farmaatsiatehase AS loonud dokumendihaldusprogrammi elektroonilise kvaliteedisüsteemi ja dokumentide jaotamise süsteemi ning tänu sellele suudetakse oma informatsiooni töödelda kiiremini ning efektiivsemalt. „Hetkel ei näe me teist võimalust samalaadse süsteemi loomiseks mujal,” tõdeb ta.

Dokumendihaldustarkvara Amphora kasutajad: vana süsteem tundub mõeldamatu!

Eesti suuruselt kolmas vee-ettevõte Järve Biopuhastus võttis dokumendihaldustarkvara Amphora kasutusse 2018. aasta alguses. Töötajate sõnul tundub juba täna vana lähenemine dokumendihaldusele mõeldamatu, sest uus süsteem hoiab kokku tööaega ja kulu koopiapaberile ning lisaks on suur väärtus võimalusel luua seoseid seni eraldi seisnud dokumentide vahel. 

Ettevõtte tarkvaraarendaja Dmitri Danilov, klienditeenistuse juht Inge Bent ja juhiabi Anneli Lepp tõdevad, et enne Amphora kasutusele võttu oli neil mitu erinevat registrit ja serveris PDF-dokumentide kataloog, mis on tänaseks koondunud ühte registrisse. „Amphora registris olevate dokumentide ja kirjade vahel saab luua seoseid ning algatada menetlusi ning allkirjastamiseks edastatud dokumente või küsimustele vastuseid ei pea enam Outlookist või mujalt märkmetest taga otsima. Menetlust vajavad teemad on Amphora kasutaja töölaual ootel,” toovad nad välja plusse ja lisavad: „Samas ei ole programm mingi isetöötav robot, kes meie eest asju ära teeb. Kasutaja peab ikka ise andmed korrektselt sisestama ja menetluste loogikast aru saama, siis on sellest kasu kõigile. Mõne kasutaja perspektiivist võib iga dokumendi sisestamine Amphora keskkonda tunduda mõttetu lisatööna, aga ettevõte perspektiivis on sellest ilmselgelt palju kasu!”

Kui alguses töötajad aja kokkuhoidu ei täheldanud, kuna programm oli võõras ja sellega oli vaja harjuda, siis täna võib väita, et registreerimise kõrvalt jääb rohkem aega muude ülesannete täitmiseks. Eriti edukalt läheb klienditeeninduses. „Tänu arendatud Amphora liidesele ei ole vaja dokumendi või kirja registreerimisel kliendiga seonduvaid põhiandmeid sisestada. Info imporditakse tarkvara kaudu ja vajalikud kohustuslikud andmed ilmuvad Amphorasse automaatselt. See säästab töötajate ajaressurssi ning samas saame maksimaalse kasu Amphora paindlikust halduse- ja otsingu võimalustest,” selgitab Inge Bent.

 Dmitri Danilov märgib, et igasuguste muudatuste elluviimine on keeruline protsess, eriti kui need puudutavad korraga peaaegu tervet ettevõtet. „Kõige suurem väljakutse oli äriprotsesside kaardistamine nii, et dokumendihaldustarkvara töötaks loogiliselt ja efektiivselt ning oleks samal ajal kasutajasõbralik. Uue tööriista lisandumise eesmärk ei peaks olema vaid ühtse keskkonna tekitamine, aga ka abivahendi ja toe loomine töö paremaks korraldamiseks ja toimimiseks. Vastasel juhul muutub programmi kasutamine pigem takistavaks elemendiks, mis tekitab lisastressi.” 

Lisaks olid tuli koolitada üksuste juhte ja spetsialiste ning aidata neil oma tööd organiseerida, võttes arvesse uusi kohustusi ja dokumendihaldussüsteemi võimalusi. Ja kuna vee-ettevõte arendab majandustarkvara firmasiseselt, pidid programmeerijad arvestama Amphora integreerimisel olemasoleva majandustarkvara Dynamics NAV eripärasid.

Paindlik otsingusüsteem põhjalikust arhiivist ja tööde prioriteetide määramine

Üle 10 aasta Amphorat kasutanud Eesti Keskkonnateenused OÜ teenindusjuht Ülle Moon kiidab, et Amphora kirjahaldusprogrammiga on kliendikirjad ja ka varasem kirjavahetus lihtsasti leitav jälgitav ning säilitatud. „Programmi abil saame määrata vastutajad, kes kliendi kirjaga tegeleb, määrata täitmise tähtajad, saame kirju grupeerida nende iseloomu järgi erinevatesse kataloogidesse ja anda neile prioriteedid. Samuti on võimalus programmi abil jälgida kirjade statistilisi näitajaid ja korraldada ning planeerida efektiivsemalt klienditeeninduse tööd.”

Ka programmi kasutusele võtmine läks Eesti Keskkonnateenuste meeskonnal kiirelt ega olnud teenindusjuhi hinnangul ülearu kiire. Tema sõnul on keeruline hinnata aega, mida tarkvara kokku hoiab, kuid ta ei kujuta ette, kuidas oleks ilma sellise programmita võimalik klienditeeninduse tööd korraldada.

„Me ei kujutaks täna oma oma tööd ilma dokumendihaldustarkvarata ettegi! Meile sissetulevate kirjade mahu juures ei ole mõeldav kirjade haldamine ilma vastava tarkvarata,” ütleb Moon.

Eesti Keskkonnateenused on Eesti juhtiv jäätmekäitlus- ja kommunaalteenuseid pakkuv kontsern, mille põhitegevuseks on olmejäätmete kogumine, lisaks kogutakse toormeid ja ehitusjäätmeteid ning pakutakse talvisel ajal teede ja tänavate hooldusteenust. Ettevõte teenindab Eestis enam kui 100 000 klienti ning annab tööd ligi 600 inimesele.

Amphora on mitmekülgsete võimalustega dokumendihaldus, mis sisaldab ettevõtte igapäevatööks vajalikke, omavahel integreeritud tööriistu alates dokumentide, kirjade ja lepingute registrist, kalendrist ja ajahaldusinstrumentidest kuni digitaalallkirjastamise ning e-arvete halduseni.