Amphora 16.0 versioonijuhend

Versioon 16.0.0

Versioon 16.0.0

Uus globaalne otsing

Globaalse otsingu abil on võimalik Amphora keskkonnas otsida objekte nende metaandmete, failide ja tekstiredaktori sisu järgi.

Uus globaalne otsing, mis muutub Amphora klientidele kättesaadavaks alates versioonist 16.0, on märkimisväärselt kiirem ning pakub täiendavaid otsinguvõimalusi.

Funktsionaalsus

Uus globaalne otsing näeb välja nii:

!Uus globaalne otsing

Täpsem nupp avab paneeli, kus saab valida otsingurežiime.
?-ikoon avab eraldi aknas uue globaalse otsingu juhendi.
Pärandotsing aktiveerib vana globaalse otsingu. Esialgu on see võimalus kõikides keskkondades olemas, kuid ajaga kaob see ära.
Viida alusel aktiveerimisel otsib Amphora ainult objektide viida järgi.
Täpne otsingu aktiveerimisel otsib Amphora täpselt sisestatud otsingufraasi järgi. Kui otsingufraas koosneb näiteks mitmest sõnast „Tööleping Janis", siis otsingutulemustes kuvatakse ainult need objektid, kus need sõnad on täpselt samas järjekorras kas metaandmetes, faili sisus või tekstiredaktori sisus.
Otsi ka arhiivist aktiveerimisel otsib Amphora ka arhiveeritud objekte.

NB! Otsingurežiime on võimalik kombineerida. Korraga on võimalik aktiveerida mitu režiimi. Näiteks: Viida alusel ja Otsi ka arhiivist – Amphora otsib objektide viida järgi nii aktiivseid kui ka arhiveeritud objekte.

Otsingutulemustes kuvatakse nüüd tulemuste arvu juures ka otsingule kulunud aeg sekundites.

!Otsingule kulunud aeg

Reeglid

Sümbolid, mida saab uues globaalses otsingus kasutada:

OR | leping OR akt OR protokoll | Otsib objekte, kus on vähemalt üks sõna/number olemas.
- (miinus ikoon) | Janis -tööleping | Otsib objekte, mis sisaldavad sõna "Janis", kuid ei sisalda sõna "tööleping". Oluline, et peale miinuse ikooni ei oleks tühikut.
"" | "Töölepingu lisa" | Otsib objekte täpse fraasi järgi, kus sõnade/numbrite järjekord ja õigekiri on oluline.
Üksiku numbriga otsing ei tööta (Näide: 8). Peab kindlasti olema juures ka sõna – Viljandi 8.

Antud reegleid on võimalik kombineerida. Mõned näited:

Tööleping -lisa -Janis | Otsib objekte, mis sisaldavad sõna "Tööleping", kuid kus puuduvad sõnad "lisa" ja "Janis".
leping OR akt OR protokoll | Otsib objekte, mis sisaldavad vähemalt ühe nendest sõnadest, mis asuvad OR sõnade vahel.
"Tööleping lisa" -Janis | Otsib objekte, mis sisaldavad täpset fraasi "Töölepingu lisa", kuid puudub sõna "Janis".
"Tööleping lisa" Janis | Otsib objekte, mis sisaldavad täpset fraasi "Töölepingu lisa" ning eraldi sõna "Janis".
Vallavalitsuse protokoll OR vallavolikogu protokoll | Otsib objekte, mis sisaldavad sõnu "Vallavalitsuse" ja "protokoll" ja "protokoll" või "vallavolikogu". Valem: Sõna1 + Sõna4 + (Sõna2 või Sõna3).

Uus dokumentide Osapoolte paneel

Osapooled paneel võimaldab lisada dokumentidele (nt lepingutele) osapooli – nii asutusi (organisatsioone) kui ka füüsilisi isikuid. Uues Osapooled paneelis on osapoolte lisamine tehtud kiiremaks ja mugavamaks.

!Osapooled paneel

Osapoolte lisamine

Asutuse lisamine:

Sisestage vasakpoolsesse otsinguvälja „Vali asutus" vähemalt 2 tähemärki (1)
Valige rippmenüüst sobiv asutus
Klõpsake linnukese nuppu (või vajutage ENTER klahvi) asutuse lisamiseks (2)

Isiku lisamine:

Sisestage parempoolsesse otsinguvälja „Vali isik" vähemalt 2 tähemärki (3)
Valige rippmenüüst sobiv isik
Klõpsake linnukese nuppu (või vajutage ENTER klahvi) isiku lisamiseks (4)

Saab ka kohe lisada põhiasutuse. Selleks tuleb vajutada nuppu „Lisa: Asutuse nimi" (5).

Kui vajalikku isikut või asutust ei ole, siis saab seda juurde lisada. „+ Lisa uus" asutuse või isiku lisamisel viib Amphora asutuse/isiku lisamise vaatesse.

Asutus (saab asutuse lisamisel kasutada Äriregistrit):

!Asutuse lisamine

Isik:

!Isiku lisamine

NB! Pärast isiku või asutuse lisamist salvestab Amphora lisatud isiku või asutuse vastavasse moodulisse (Isikud või Asutused moodulisse). Edaspidi saab neid isikuid ja asutusi loendist valida.

Osapoolte tabel

Lisatud osapooled kuvatakse tabelis järgmiste veergudega:

Kood – Asutuse registrikood või isiku isikukood
Nimi – Asutuse ärinimi või isiku nimi
E-post – E-posti aadress (kui on lisatud)
Kontaktinfo – Telefoninumber

Tegevused osapooltega

Iga osapoole real on järgmised tegevuse nupud:

Ümbriku ikoon koos e-posti aadressiga – osapoolele e-kirja saatmise võimalus (7). Saadetakse @-ikooni funktsionaalsuse kaudu. Peale saatmist lisab Amphora Edastused paneeli edastuse.
Kontaktandmete juures pliiats – telefoninumbri muutmine otse Osapooled paneelis (8).
Lisa edastus nupp – lisab osapoole andmetega uue „Välja" suunaga edastuse (9).
Pliiatsi Muuda ikoon – avab osapoole (isiku või asutuse) muutmise vaate, kus on otse võimalik osapoole andmed muuta (10).
Prügikasti ikoon – osapoole eemaldamine dokumendilt (11).

Lisaks on võimalik korraga kõigile osapooltele e-kiri koostada ja saata. Selleks tuleb vajutada nuppu „Saada e-kiri" (6).

Võrdlus vana Osapoolte paneeliga

Uus Osapoolte paneel võimaldab palju lihtsamalt üles otsida ja valida õige osapoole – otsing on kiire ning otsingu rippmenüüs kuvab Amphora kohe ka asutuse või isiku detailandmed.

Uues Osapoolte paneelis on võimalik lisada uus asutus või isik nii, et asutus või isik jääb Amphora keskkonda alles (vastavalt Isikud ja Asutused moodulisse). Vanas Osapoolte paneelis seda võimalust ei olnud.

Oluliselt lihtsam on osapooltele saata e-kirju või edastada dokumente otse Iseteenindusportaali.

Kuna kõik osapooled on nüüd seotud kas Asutused või Isikud mooduliga, ei teki ohtu, et avalikus vaates ilmuvad eraisiku andmed nähtavale.

Uus Iseteenindusportaal

Versioonis 16.0 on valminud uue kujundusega Iseteenindusportaal. Vana Iseteenindusportaali funktsionaalsus on alles ning lisandunud on ka uusi funktsionaalsusi. Täpsemalt uue Iseteenindusportaali kohta saab lugeda eraldi juhendist, mis on hetkel valmimisel.

Probleemide või soovi korral on võimalik avada ka vana Iseteenindusportaal.

Vana Iseteenindusportaali link sisselogimise lehel:

!Vana ISP link sisselogimisel

Vana Iseteenindusportaali link sisekeskkonna lehel:

!Vana ISP link sisekeskkonnas

Dokumendi ja asja numbri (viida) muutmine täiendatud

Varasemates versioonides puudus dokumendi numbri muutmisel või käsitsi sisestamisel kontroll uue numbri üle. Kasutaja võis sisestada numbri, mis oli sama perioodi jooksul sama üksuse kataloogides juba kasutusel, mistõttu tekkis topeltnumbrite oht. Versioonis 16.0 on see kontroll lisatud.
Asjade puhul esines vastupidine probleem – kontroll oli liiga range. Käsitsi numbri sisestamisel kontrolliti ka teiste asutuste numbreid ning kui sama numbriga asi oli juba olemas, ei lubanud Amphora seda lisada. Versioonis 16.0 on seda kontrolli muudetud leebemaks (kontrollitakse konkreetse asutuse kataloogide piires).

!Dokumendi numbri kontroll

Menetluse/delegeerimise detailvaate täiendatud

Menetluse/delegeerimise detailvaatesse on lisatud funktsionaalsus tööülesannete korrektseks lõpetamiseks. Eelkõige mõjutab see täiendus Allkirjastamise ja Kooskõlastamise ülesandeid.

Allkirjastamiseks ülesanne:

!Allkirjastamise ülesanne

Eelmistes versioonides ei olnud võimalik menetluse/delegeerimise detailvaates allkirjastamise ülesannet lõpetada nii, et kasutaja lisaks ka allkirja. Ülesande sai märkida tehtuks ilma, et kasutaja oleks allkirja lisanud. Allkirjasta nupu abil avaneb allkirjastamise aken, kus on võimalik valida allkirjastamise meetod ning dokument allkirjastada (sama funktsionaalsus, mida avalehel Suunamised paneelis Allkirjasta nupp pakub).

Kooskõlastamiseks ülesanne:

!Kooskõlastamise ülesanne

Teadmiseks ja Täitmiseks ülesande puhul on lisatud Märgi tehtuks nupp:

!Märgi tehtuks nupp

Pärast ülesande lõpetamist kuvatakse kasutajale vastav teavitus ning pakutakse võimalust avada avaleht otselingi kaudu, kus asuvad teised lõpetamata ja lõpetatud ülesanded.

!Ülesande lõpetamise teavitus

Uus aadressi lisamise funktsionaalsus

Asutuse ja isiku detailvaates on muutunud aadressi sisestamine. Aadressi sisestamiseks on lisatud eraldi paneel, kust on võimalik aadressi otse otsida.

!Aadressi paneel

NB! Uus aadressi paneel on nähtav ainult siis, kui asutuse/isiku riigiks on valitud Eesti.

!Aadressi otsimine

Aadressi lisamine on tehtud palju mugavamaks. Erinevalt eelmisest lahendusest, kus kasutaja pidi ise sisestama kõik aadressiväljad eraldi, on nüüd võimalik valida juba õige aadress koos postiindeksiga.

Valitud aadressi juures on nüüd olemas kaardiikoon, millele vajutades avaneb aadressi täpne asukoht kaardil.

!Aadressi kaart

Varem sisestatud asutuste ja isikute aadressid kasutavad endiselt vana lahendust ning see ei muutu.

NB! Äriregistri kaudu lisatud asutusele lisatakse aadress uuel kujul.

Edastuse loomisel parandatud isikute ja asutuste grupi valik

Välja suunaga edastuse (Lisa saatmine) lisamisel on võimalik saajaks valida isikute või asutuste grupi. Asutuste gruppe saab lisada ja muuta Asutused moodulis – Grupid vaates, isikute gruppe saab lisada ja muuta Isikud moodulis – Grupid vaates.

Eelmistes versioonides ei olnud võimalik „e-post" saatmise viisi puhul valida isikute või asutuste gruppe, kui nendes gruppides puudus isikutel või asutustel isikukood/registrikood. Antud nõue ei olnud korrektne, kuna e-posti saatmisel on oluline e-posti aadressi olemasolu, mitte isikukoodi/registrikoodi olemasolu. Edaspidi saab „e-post" edastamise viisi puhul valida ka neid gruppe, kus isikutel või asutustel puuduvad isikukoodid/registrikoodid.

!Grupi valik

Dokumendile vastamise kohta info ajaloo paneelis

Varasemates versioonides puudus teave selle kohta, millise dokumendi juurest ja millise dokumendiga vastati. Seoste paneelis olid küll vastuse seosed olemas, kuid täpne info selle kohta, millise dokumendiga millisele dokumendile vastati, puudus.

Selles versioonis lisasime selle info ajaloo paneeli. Algatusdokumendile lisatakse ajaloosündmus „Sõnumile vastamine" koos lisainfoga, kus on tekst „Vastus" koos vastusdokumendi numbriga ning dokumendi IDga. Vastusdokumendil tekib „Dokumendi laadimine" ajaloosündmus koos lisainfoga, kus on tekst „Vastatud" koos algatusdokumendi numbriga ning dokumendi IDga.

!Vastamise ajalugu

DOCX mallide täiendused ja parandused

Lisatud uus DOCX mallide mallielement – ::ItemFiles::. Mallielement lisab kõik dokumendi lisafailid, eraldades need komaga.
Näide: Lisafail_number_1.docx, Lisafail_number_2.docx, Lisafail_number_3.docx
Täiendatud DOCX mallide töötlust – optimeeritud malli märgendite tuvastamist. Antud muudatus on tehtud eelkõige jõudluse parandamiseks.
Optimeeritud failide salvestamist – eelkõige mallide täitmisel tekitati liigseid faili koopiaid (varasemalt võis tekkida kuni 3 koopiat + pdf nende kohta). Tavapärane laadimine tekitas kuni 2 koopiat ühe faili kohta. Muudatus on tehtud jõudluse parandamiseks.

Asutused mooduli parandused

Parandatud asutuse aktiivseks tegemine. Eelmistes versioonides oli võimalik asutust passiivseks teha (Asutused moodul – asutuse detailvaade), kuid tagasi aktiivseks enam ei olnud võimalik. Alates sellest versioonist selline võimalus on olemas.
NB! Passiivsed asutused ei ole erinevates asutuste valikutes (Edastused paneel, Admin moodul jne) nähtavad.
Passiivsed asutused ei ole enam nähtavad Asutused moodulis aktiivsete asutuste listis (vaikimisi avanev list). Passiivsete asutuste nägemiseks tuleb vajutada „Passiivsed asutused" nuppu, siis avaneb passiivsete asutuste list.

Lisatud kasutajate nimekiri mass-allkirjastamise litsentsidega

Varasemates versioonides oli väga raske aru saada, millisel kasutajal on mass-allkirjastamise litsents aktiveeritud. Admin – Asutuse seaded – Litsenseerimine paneelis kuvas Amphora ainult mass-allkirjastamise litsentside arvu, kuid puudus info selle kohta, kellel need litsentsid olid aktiveeritud või kas need olid üldse aktiveeritud.

Alates versioonist 16.0 kuvatakse Admin – Asutuse seaded – Litsenseerimine paneelis lisaks mass-allkirjastamise litsentside arvule ka nende töötajate nimed, kellel on mass-allkirjastamise litsents aktiveeritud.

!Mass-allkirjastamise litsentsid

Optimeerimisega seotud muudatused

Optimeeritud objekti või versiooni lõplik kustutamise protsess – tekitas lukustus andmebaasis ja Amphora hangus. Antud probleem esineb just arhiveerimisel, kus on massiline versioonide kustutamine.
Optimeeritud dokumendi muutmist juhul, kui kasutatakse malli – seoses malli täitmisega uuendati andmebaasis metaandmed uuesti; optimeerimine puudutab ainult faili seose uuendamist.
Optimeeriti hävitamisakti koostamist malli kasutamise korral. Seoses malli täitmisega uuendati andmebaasis metaandmeid uuesti ning optimeerimine puudutab ainult faili seose uuendamist.
Metaandmete ja failide indekseerimine viidud baasi poolele ning lahendatud baasi enda vahenditega – enam ei indekseerita välise Amphora teenuse poolt, vaid Tika teenus on kasutusel (kiirendab indeksi tekkimist ning seeläbi ka otsimise kiirust). Samuti täiendatud indeksi koostamist (kodeeritud sümbolite dekodeerimine, htmli tehnilise teksti eemaldamine jne).

Vormi versioonide avalikustamise seaded korda tehtud

Spoku või E-teenuse (E-service) kaudu saabunud dokumentide vormidel võib olla rohkem kui üks versioon. Amphora lisab uue versiooni juhul, kui saabunud dokumendi vormil on tehtud muudatusi – mõni vormi väli on muudetud või eemaldatud.

Eelmistes versioonides võis igal vormi versioonil olla erinev avalikustamise seadistus. Näiteks eelviimasel vormi versioonil ei olnud põhifail avalikus vaates lubatud, kuid viimases versioonis oli. Seega ei olnud eelviimase versiooniga dokumentidel põhifail avalikus vaates nähtav, vaatamata sellele, et viimases versioonis oli põhifail avalikus vaates lubatud.

Selles versioonis lisasime uue reegli: viimase vormi versiooni avalikustamise seaded laienevad automaatselt kõikidele vormi versioonidele.

Arved mooduli muudatused

Arve rea muutmine optimeeritud – uuendatatakse ainult muudetavat rida. Varasemalt kontrolliti kõiki ridu, mistõttu oli ühe rea muutmine kohati aeglane.
Arvete konteeringus käibemaksu klassifikaatorile lisatud arhiveerimise tugi – uute puhul lisada ei saa, kuid vanade puhul kuvab. Lisatud ka liidese kaudu muutmine Admin → Tabelid.

E-kirja failide saatmine lingiga täiendatud

Amphoras on võimalik faile saata e-kirja teel ajutise lingiga. Täpsemalt selle kohta saate lugeda SIIN.

Selles versioonis lisandus võimalus lisada staatiline tekst e-kirja sisu järele ja enne failide linki. Teksti saab lisada või muuta menüüs Admin – Tõlked võtmesõna FileShareFooter all. Kui vastav tõlge on tühi, siis enne failide linki teksti ei lisata. Vaikimisi on selle võtmesõna tõlge tühi.

Võib lisada informatiivse teksti, et saaja saaks paremini aru, kus failid asuvad ja mida ta peab tegema. Kuna tegu on ajutiste faililinkidega, tasub lisada ka lõppkuupäev koos kellaajaga, milleni need failid on lingi kaudu avatavad ja allalaaditavad – selleks tuleks kasutada #1.

Näide võtmesõna FileShareFooter tõlke tekstist:

!FileShareFooter näide

Näide e-kirjas:

!E-kirja näide failide lingiga

Muud muudatused

Parandatud õiguse kontrolli super kasutaja režiimis – ei võimaldanud osades olukordades objekte näha (näiteks sarjade valik erinevates moodulites).
Eservice ja Spoku teenused lisavad nüüd dokumendi lisamise ajaloosündmuse kommentaari ka teenuse nimetuse (saab üheselt tuvastada, millise teenuse kaudu dokument saabus).
Eservice AddDocument toetab rohkem edastuse andmeid – aadressi andmete edastamine varasemalt ei toiminud.
Avalikus vaates parandatud asja lisafailide alla laadimist – failid olid nähtavad, kuid avada ega alla laadida neid ei saanud. Otse avada on võimalik PDF failid vajutades faili ikooni peale.
Eemaldatud topelt ajaloosündmus dokumendile vastamisele – lähtedokumendile tekkis 2 vastamise kirjet ajaloo paneeli varasemalt.
Arve koostamisel vaikimis KM protsendi parandus – 2026 arvetel tekkis 22%, kuid peab tekkima 24%.
Autentimise lehel on piltnuppudele (ID-kaart, Smart-ID, Mobiil-ID) lisatud klõpsulukustus. See blokeerib topeltklõpsu ning ennetab võimalikke autentimisprobleeme.
Registrid mooduli sisu on nüüd nähtav ainult superkasutajatele. Kui kasutajal on kasutajagrupi kaudu lisatud ligipääs Registrid moodulile, kuid ta ei ole superkasutaja, siis on moodul küll nähtav, kuid selle avamisel kuvab Amphora vastava teavituse – Juurdepääsu pole! Vajalik on superkasutaja režiim!
EMKISe liidese refaktooring – toetab nüüd dokumentide moodulisse registreerimist. Kasutab Eservice.asmx teenust.
Asutuse seadetes kuvatakse e-posti operaatori valikus nüüd ka „Entra ID" – kasutajad seda ise seadistada ei saa, tuleb pöörduda kasutajatoe poole.
NB! Selle operaatori puhul ei ole e-kirjade logid saadaval!
Teleriki komponendi uuendus: 2025.3.825 → 2026.1.225.

Viimati muudetud: 05. märts 2026, 17:53:00