Avaliku teabe portaal

Kodanikule

Dokumendiregister on avaliku teabe seaduse järgi peetav andmekogu asutusse saabunud ja asutuses koostatud dokumentidest. Portaalis saab dokumente sirvida teemade, allasutuste ja kategooriate kaupa: kõik, õigusaktid, lepingud, kirjad, asjad. Istungite päevakorrad ja nendega seotud dokumendid on koondatud asjade alla.

Registrivaade: otsing, täpsem otsing dokumendi liigi, teema ja kausta järgi, dokumentide loend.

Otsing. Üldotsing leiab dokumendi sõna, sõnaosa või numbri järgi, soovi korral ainult ühest allasutusest. Kategooriapõhised filtrid töötavad väljade kaupa: õigusaktidel aktinumber, pealkiri, aktiandja, registreerimiskuupäev ja kehtivuse algus; kirjadel saatja ja saaja, vastutav isik, vastamistähtaeg ja staatus. Otsingu avab ka klahvikombinatsioon Ctrl+K.

Dokument. Avalikustatud dokumenti saab vaadata PDF-eelvaates ja alla laadida; avalikustatud failid konverteeritakse PDF- või HTML-kujule, et vaatamine ei eeldaks kontoritarkvara. Igal dokumendil on püsiv viit, mida saab jagada.

Dokumendivaade: metaandmed, failid PDF-eelvaate ja allalaadimisega, püsiv viit.

Avaandmed. Registri andmed on objektiliikide kaupa allalaaditavad JSON-failina.

Juurdepääsupiirang. Juurdepääsupiiranguga dokumendist näeb avalikkus ainult pealkirja, numbri, kuupäeva, piirangu aluse ja tähtaja; eraisiku nime asemel kuvatakse „Eraisik”. Isikuandmeid või ärisaladust sisaldavaid dokumente portaali kaudu ei avata. Piiranguga dokumendile saab ligipääsu taotleda teabenõude vormiga otse dokumendilt.

Asutusele

Asutus otsustab, mis on avalik. Juurdepääsupiirangu sisselülitamisel asendab Amphora eraisiku nime avalikus vaates automaatselt sõnaga „Eraisik”; piirangu alused avaliku teabe seaduse järgi seadistab administraator valikväljana ette, et registreerija saaks sobiva põhjenduse valida. Piirangu tähtaeg on üldjuhul kuni vajaduse möödumiseni, kuid mitte üle 5 aasta, pikendatav veel kuni 5 aasta võrra; isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib piirang 75 aastat.

Kirjad on avalikus vaates vaikimisi nähtavad 5 aastat. Dokumentide automaatse mitteavalikuks muutumise kindlast kuupäevast seadistab klienditugi. Arhiveeritud dokumendid ei ole avalikus vaates nähtavad.

Portaal avaldab ainult digitaalseid dokumente; paberkandjal dokumente ei pea skaneerima ega avalikustama. Asutus lisab oma registri lingi tavaliselt oma kodulehele.

Isikuandmete kontroll

Avalikustatud dokumente kontrollib isikuandmete skanner. See käib iga päev üle asutuse avaliku registri uued ja muudetud dokumendid koos failidega ja otsib isikukoode, nimesid, aadresse, telefoninumbreid, e-posti aadresse, pangakontosid, kohtuasjade numbreid, katastritunnuseid ja tervisega seotud märkeid.

Skanner arvestab konteksti. Isikukood äriregistri, kinnistusraamatu, hanke või volikogu dokumendis on seaduse järgi avalik ja saab madala raskusastme; isikukood koos terviseandmetega on leke ja jõuab kohe teavitusena asutuse peakasutajale. Ülejäänud leiud koondatakse ühte raportisse, igal leiul on link dokumendile nii sisekeskkonnas kui avalikus vaates.

Skanner töötab Amphora enda serverites; dokumentide tekst ei liigu ühtegi välisesse teenusesse. Skanner ei kustuta ega peida midagi ise: otsuse teeb asutus. Iga kontroll jäetakse auditilogisse ilma dokumendi tekstita. Teenus on praegu katsetamisel valitud asutustega.

Portaalid

Kõigi asutuste avaliku teabe portaalid on koos aadressil atp.amphora.ee. Meie enda register on atp.amphora.ee/infohaldus.