Amphora omavalitsustele

Kantseleile

Dokumendid ja kirjad registreeritakse, menetletakse ja allkirjastatakse ühes keskkonnas. Tähtajad on iga dokumendi juures ja ülevaade avalehel.

Mass-allkirjastamine. Mitu dokumenti allkirjastatakse korraga ühe PIN2 sisestusega ID-kaardiga. PIN2 ei liigu arvutist välja: seda hoitakse ainult kasutaja arvuti mälus ja ainult allkirjastamise ajaks. Allkirjastamine käib Riigi Infosüsteemi Ameti SiGa teenuse kaudu, sama teenuse kaudu, mida kasutab ka üksikallkiri.

Avalik dokumendiregister. Iga asutuse dokumendiregister on avalikkusele loetav ilma sisselogimiseta, avaliku teabe seaduse järgi: üldotsing ja filtrid dokumentide, lepingute, õigusaktide ja kirjade kaupa, avaandmed JSON-ina. Juurdepääsupiiranguga dokumendist näeb avalikkus ainult pealkirja, numbri, kuupäeva ja piirangu aluse; eraisiku nime asemel kuvatakse automaatselt „Eraisik”. Teabenõude saab esitada otse dokumendilt. Kõigi asutuste registrid on koos aadressil atp.amphora.ee. Lähemalt: Avaliku teabe portaal.

Taotlused. E-vormist (SPOKU, KOVMEN) või iseteenindusest saabunud taotlus registreeritakse dokumendina ja läheb menetlusse õigele ametnikule. Vastuseks tehtud korraldus jõuab taotlejale iseteenindusse.

Digitaalne arhiiv. Arhiveerimine on Amphoras tervikprotsess kuni säilitustähtaja lõpuni, ja arhiiviväärtuslikud dokumendid edastatakse Rahvusarhiivi otse Amphorast.

E-arved. Ostuarved liiguvad, kinnitatakse ja kantakse raamatupidamisse samas keskkonnas.

Hallatavatele asutustele

Koolid, lasteaiad, raamatukogud ja kultuurimajad töötavad omavalitsuse keskkonnas oma üksusena, oma dokumentide loetelu ja kasutajatega. Iga hallatav asutus maksab kuni kolme kasutaja eest; ülejäänud töötajad kasutavad iseteenindust. Arveldus käib omavalitsuse lepingu alusel ühel arvel, eraldi reana.

Iseteenindusportaal. Töötajad, kodanikud ja partnerid logivad sisse ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID-ga, esitavad avaldusi asutuse vormidel, allkirjastavad ja loevad neile suunatud dokumente. Asutus otsustab, millised vormid on portaalis nähtavad. Saadetud avaldus registreeritakse automaatselt ja käivitab vormile seatud menetluse; ametnik saab teavituse e-postiga. Lähemalt: Iseteenindusportaal.

Haridusasutuste dokumendid saab EKIS-est Amphorasse üle tuua.

Volikogule ja valitsusele

Akt-Editor. Määruse või korralduse eelnõu koostatakse otse veebibrauseris: struktuur (osa, punkt, alapunkt), viited, tabelid, kommentaarid, vastavuse kontroll õigusakti skeemile, PDF-eelvaade ja automaatne mustand. Paigaldust töökohale ei ole vaja.

Istungid. Eelnõud koondatakse päevakorda, esitatakse istungil, muudetakse istungi käigus ja protokoll genereeritakse Amphoras. Enne istungit läbib eelnõu kooskõlastusringi valitsuse liikmete vahel.

Digitaalne istung. Kui kõik valitsuse liikmed eelnõu kooskõlastusringis kinnitavad, on eelnõu vastu võetud ja istungit kokku kutsuda ei ole vaja. Eraldi hääletusmoodulit Amphoras ei ole.

Riigi Teataja. Vastuvõetud eelnõust saab õigusakti ühe nupuvajutusega; väljad ja number kanduvad üle automaatselt. Akt valideeritakse Riigi Teataja nõuete järgi ja saadetakse Riigi Teatajasse otse Amphorast.

Volikogu liikmed ja komisjonide liikmed kasutavad Amphorat tasuta.

Juhtkonnale

Uus versioon igal nädalal. Amphora areneb pideva mudeliga: väike muudatus, kohe välja, iga nädal. Arendus on AI-toega: väike professionaalne meeskond ja palju AI-agente. Tavapärane arendustsükkel on alfa igal teisipäeval meie enda keskkonnas, beeta igal neljapäeval kümnes kliendikeskkonnas, toodang igal laupäeval kõigis kliendikeskkondades. Avaldatud versioonid ja teenuste seisund on lehel Uuendused.

Teenustasemed. Standard, Premium ja Eliit erinevad toe ulatuse, reageerimisaja ja varunduse pikkuse poolest; võrdlus on hinnakirjas.

Andmed. Igal ööl tehakse andmebaasi varukoopia, mida säilitatakse Standard tasemel 14 päeva ning Premium ja Eliit tasemel 30 päeva. Iga kuu alguses paigutatakse üks koopia pikaajalisele säilitamisele vähemalt 365 päevaks.

Üleminek teisest süsteemist

Üle tuuakse dokumentide loetelu ehk liigitusskeem, kasutajad ja dokumendid koos metaandmetega. Omavalitsus annab andmed masintöödeldaval kujul; ülejäänu teeme meie. Ülemineku hind sõltub andmete mahust ja kujust ja lepitakse kokku eraldi pakkumisega. Töö käib vanast süsteemist lahkumata: uus keskkond seadistatakse ja koolitused tehakse enne, kui vana suletakse.