Kataloogid

---

1. Kataloogid üldvaade
2. Uue üksuse loomine
3. Uue kataloogi lisamine
   a. Moodulid
   b. Vaikimisi piirangud
   c. Info esitlus
   d. Säilitamise ajakava
   e. Õigused
   f. Kataloogifiltrid
   g. Teavitus
4. Toimingud kataloogidega
   a. Kataloogi otsimine
   b. Kataloogi liigutamine kataloogipuus
   c. Kataloogi kustutamine
   d. Kataloogi andmete muutmine
   e. Kataloogi muutmine avalikuks
   f. Kataloogi muutmine passiivseks
5. Loendurid
   a. Kataloogile loenduri lisamine
   b. Loenduri määramise meelespea
   c. Uue asjaajamisperioodi seadistamine ehk loendurite nullimine
   d. Kataloogi loenduri muutmine
   e. Vastuskirja loenduri seadistamine
   f. Loenduri kustutamine

---

Kataloogid vaates on võimalik luua katalooge (funktsioone ja sarju) ning määrata neile registrid ehk loendurid. Samuti on võimalik muuta olemasolevate kataloogide infot, ümberstruktueerida olemasolevaid katalooge ning tõsta dokumendid ühest kataloogist teise.

---

Kataloogid üldvaade

Admin -> Kataloogid üldvaade koosneb kahest osast. Valides kataloogipuust (1) kataloogi, on paremal (2) näha selle kataloogi kohta käiv informatsioon. Kõikide paremal pool (2) asuvaid kataloogi omadusi on võimalik muuta, vajutades nupule Muuda.

Uut kataloogi saab luua vajutades Loo kaust nupule. Loo kaust nupp on aktiivne siis, kui kataloogipuus on valikud kas üksus või mõni teine kataloog.

Loo üksus nupp loob asutusele uue üksuse (antud joonisel üksus AmphoraPro, kujutatud majakesega).
Kustuta kustutab kataloogi.
Kõik loendurid kuvab kõik antud keskkonna kataloogid, kus on seadistatud loendurid.
Import abil on võimalik kataloogid Amphora keskkonda importida. Vt. ka ekspordi juhendit.

NB! Kataloogi ja üksuse (Admin -> Kataloogid) muutmisel lisab Amphora süsteemsed logid. Need logid on nähtavad Admin -> Üldised seaded -> Logid (teiste kasutajate logide vaatamiseks peab olema sisse lülitatud kasutajagrupi poliis “Teiste kasutajate logide vaatamine”).

---

Uue üksuse loomine

Üksuse ikooniks kataloogipuus on punase katusega maja . Üksusesse on võimalik määrata kõik kasutajad ja kasutajagrupid, kes sinna kuuluvad; määratakse õigused.

Üksuse loomiseks avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kataloogid. Vajutada nuppu Loo üksus. Kuna üksuse loomine käib analoogselt kataloogi loomisega siis vaata järgmist teemat: uue kataloogi lisamine. Ainukene vahe võrreldes kataloogi loomisega seisneb selles, et Loo üksus nupp on aktiivne olukorras, kus kataloogipuus ei ole teine üksus või mõni kataloog valitud.

Väga oluline siinkohal on täita E-mail (asutuse üldine e-posti aadress, kuhu hakkavad laekuma teabenõuded ning Seotud asutus (asutus, mille jaoks luuakse üksus). Seda asutust ei pruugi olla olemas, seega tuleks lugeda asutuse lisamise juhendit.

Avalik kataloog on vajalik selleks, et asutus oleks nähtav avalikus vaates.

Uue üksuse salvestamiseks vajuta nuppu Salvesta. Nupp Katkesta tühistab tegevuse.

---

Uue kataloogi lisamine

Uue kataloogi loomiseks avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kataloogid. Seejärel vajutada nuppu Loo kaust. Avaneb vorm Lisa kataloog.

Valida ülemkataloog, mille alla loodav kataloog paigutada, vajutades välja Ülemkataloog taga olevale nupule Vali (1). Avaneb aken |K|A|T|A|L|O|O|G|. Valida kataloogipuust kataloog vajutades kataloogi nimele.

Kirjutada kataloogile sarjatähis ning nimi (väljale Kataloogi nimi) (2) ning soovi korral ka kommentaarid loodava kataloogi kohta (väljale Kommentaarid) (3).

Uuele kataloogile saab seadistada mooduleid (4):

• Määrata turvaklassi ja turbeastet (paneel Turvaklassid ja turbeaste)
• Millistes moodulites peaks loodav kataloog nähtav olema (paneel Moodulid)
• Seadistada vaikimisi piiranguid (paneel Vaikimisi piirangud)
• Seadistada dokumentide või sõnumite esitlusti (paneel Info esitlus)
• Seadistada säilitamise ajakava (paneel Säilitamise ajakava)
• Määrata kataloogile õigusei (paneel Õigused)
• Lisada kataloogile kataloogifiltreid (paneel Kataloogifiltrid)
• Tellida kataloogis toimuvate muudatuste kohta teavitusi (paneel Teavitus)

Uue kataloogi salvestamiseks süsteemi vajutada nuppu Salvesta. Nupp Katkesta tühistab tegevuse.

Turvaklassid ja turbeaste

Paneelil Turvaklassid ja turbeaste klikata Muuda. Avanenud vaates teha vastav valik ning klikata Salvesta.

Moodulid

Moodulid paneelis saab valida moodulid, kus kataloogi kuvatakse. Et moodulite paneel seadistada, tuleb avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kataloogid.

Otsida kataloog, millele mooduleid seadistada ning vajutada nuppu Muuda.

Liikuda paneelile Moodulid. Valida moodulid, kus antud kataloog peaks nähtav olema, tehes vastava mooduli ees olevasse kasti "linnukese".

Kui on soov valida kõiki mooduleid vajutada nupule Märgi kõik moodulid. Vajutada nuppu Salvesta. Nupp Katkesta tühistab tegevuse.

Vaikimisi piirangud

Vaikimisi piirangute lisamiseks kataloogile, avada Admin -> Kataloogid, valida kataloog ning klikata Muuda.

Avanenud vaates lülitada sisse vaikimisi piirang sobivatele moodulitele (paneelil Vaikimisi piirangud) ning valida rippmenüüst juurdepääsupiirangu alus ja piirangu kehtivuse kestus.

Salvestamise hetkel tekib pop-up aken, kus küsitakse, kas lisada valitud piiirang kõikidele kataloogis olevatele dokumentidele või kirjadele.

Jaatava vastuse puhul kirjutatakse vanad piirangud üle, eitava puhul lisatakse vaikimisi piirang ainult uutele objektidele.

Info esitlus

Avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kataloogid. Valida kataloog, mida seadistada ning vajutada hiirega kataloogi nimele. Seejärel vajutada nuppu Muuda. Avaneb vorm Muuda kataloogi infot.

Liigu paneelile Info esitlus. Seadistamaks info esitlust, teha kasti Kasuta info esitlust "linnuke". Kui "linnuke" kastist ära võtta, näidatakse vaikimisi (default) välju (nr, pealkiri, staatus, kuupäev).

Valida rippmenüüst moodul, mille info esitlust seadistada.

Et valida vorme, mida süsteem valitud mooduli puhul näitaks, vajutada välja Vali vormid taga olevale nupule Vali. Avaneb vorm Vali vormid.

Valida tegevuste hulgast vajalikud vajutades tegevusele ning seejärel nuppu >. Tegevused valitud, vajutada nuppu Salvesta.

Analoogselt vormide valikuga valida loetelus nähtavad väljad ning loetelu järjestus (nt valida dokumendi number, tee valik kas kahanevas või kasvavas järjekorras ja nupp Salvesta.

Süsteem sorteerib kataloogis olevad dokumendid dokumendi numbri järgi kas kahanevas või kasvavas järjekorras.

Valitud tegevuste eemaldamiseks valida eemaldatav tegevus, vajutada selle nimetusele ning seejärel nuppu Eemalda. Muudatuste salvestamiseks vajutada nuppu Salvesta.

Säilitamise ajakava

Dokumentide säilitustähtaja määramine toimub liigitusüksuse (üldjuhul sarja) andmetes. Sarja andmetes määratud säilitustähtaeg ja arhiiviväärtus rakenduvad vaikimisi antud sarjas olevatele avatud toimikutele.

Toimiku andmetes saab säilitustähtaja ja arhiiviväärtuse vajadusel üle täpsustada.

Säilitustähtaja määramiseks tuleb avada Admin moodulist Kataloogid vaade. Seejärel valida sobiv liigitusüksus vajutades selle nimetusele ning seejärel Muuda nupule vajutada.

Avanenud vaates tuleb avada paneel Säilitamise ajakava. Siit saab määrata soovitud kriteeriumid.

Lisaks saab ka kopeerida mõne olemasoleva kataloogi Säilitamise ajakava seaded vajutades <- Kopeeri seaded kausta juures nuppu.

Kui soovitud määrangud on tehtud, tuleb vajutada nuppu Salvesta.

Kui sarjadele on säilitamise ajakava määratud, laieneb see vaikimisi ka toimikutele. Toimiku vaates on võimalik muudatusi teha.

Õigused

Avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kataloogid. Valida kataloog, millele õigusi määrata ning vajutada nuppu Muuda.

Liikuda paneelile Õigused. Vajutada seal olevat nuppu Lisa. Avaneb vorm, kust saab valida kasutajaid/kasutajagruppe, kellele antud kataloogi puhul õiguseid määrata.

Valida kasutaja/kasutajagrupp vajutades valitud nimele ja seejärel nuppu >.

Valitud kasutaja/kasutajagrupi eemaldamiseks vajutada kastis Valitud eemaldatava kasutaja/kasutajagrupi nimele ja seejärel nuppu <.

Valik tehtud, vajutada nuppu Salvesta.

Lisa kataloog vaates on nüüd nähtavad üksused/isikud, kellele õigused antud on. Loe täpsemalt õiguste definitsioone.

Kui kasutaja kuulub kahte gruppi ja mõlemale grupile määratakse antud kataloogi puhul mingid õigused, siis erinevate õiguste puhul kehtib tugevaim (kõige tugevam on õigus keelatud tugevuse astmega 6).

Kasutaja või kasutajagrupi loetelust kustutamiseks vajutada õiguste lõpus olevat oranži risti. Muudatuste salvestamiseks vajutada nuppu Salvesta. Nupp Katkesta tühistab tegevuse.

Kataloogifiltrid

Vt. kataloogifiltrid Personaalsed seaded alt.

Teavitus

Avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kataloogid. Valida kataloog, mille kohta soovitud kasutaja(te)le infot saata ning vajutada nuppu Muuda.

Liikuda paneeli Teavitus juurde. Vajutada välja Infot tellinud isikud taga olevat nuppu Vali. Avaneb vorm Vali isikud.

Valida soovitud kasutajad vajutades kasutaja nimele ja seejärel nuppu >.

Valitud kasutaja eemaldamiseks minna kasti Valitud, vajutada eemaldatava kasutaja nimele ja seejärel nuppu <.

Salvestamiseks vajutada nuppu Salvesta. Nupp Katkesta tühistab tegevuse.

---

Toimingud kataloogidega

Kataloogi otsimine

Avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kataloogid.

Kui on teada otsitava kataloogi nimi on selle leidmiseks kaks võimalust:

1. Otsida kataloog kataloogipuust vajutades ülemkataloogide ees olevat märki +, et avada alamkatalooge. Kui otsitud kataloog leitud, vajutada hiirega kataloogi nimele, et teostada vajalikke tegevusi;
2. Otsida kataloog kasutades otsingu välja kataloogipuu kohal. Sisestada otsingu väljale otsitava kataloogi nimi ning seejärel väljast paremal pool olevat esimest nuppu (filtreerimisnupp). Süsteem kuvab kõik kataloogid, mille nimes sisaldub otsingu väljale sisestatud sõna. Valida kataloog, mida otsiti, vajutades kataloogi nimele.

Kataloogi liigutamine kataloogipuus

Avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kataloogid.

Otsida kataloog, mida kataloogipuus liigutada ning vajutada hiirega kataloogi nimele. Paremal pool kataloogipuud, kus kuvatakse ka kataloogi andmed, on kõige esimeses tulbas nooled.

Vajutades nendele nooltele on kataloogi võimalik ülemkataloogis viia esimeseks, üks koht ülespoole, üks koht allapoole või viimaseks.

Kataloogi kustutamine

Avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kataloogid.

Otsida kataloog, mida soovitakse kustutada ning vajutada kataloogi nimele. Kustutamiseks vajutada nuppu Kustuta.

Juhul kui kataloogis on dokumente, süsteem kataloogi kustutada ei lase. Selleks, et kustutada kataloogi, tuleb selles asuvad objektid eelnevalt kustutada, samuti kustutada need Prügikast moodulist.

Kui dokumendid on kustutatud nii kataloogist kui ka Prügikast moodulist, on võimalik kustutada kataloog ise.

Kataloogi andmete muutmine

Avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kataloogid.

Otsida kataloog, mille andmeid soovitakse muuta ning vajutada kataloogi nimele.

Andmete muutmiseks vajutada nuppu Muuda. Süsteem kuvab vormi Muuda kataloogi infot.

Teha vajalikud muudatused ning salvestada vajutades nuppu Salvesta. Nupp Katkesta tühistab tegevuse.

Kataloogi muutmine avalikuks

Avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kataloogid.

Otsida kataloog, mida avalikuks teha ning vajutada kataloogi nimele. Seejärel vajutada nuppu Muuda selleks, et avada kataloogi detailinfo vaade.

Kataloogis asuvate metaandmete avalikuks tegemiseks teha linnuke kasti Avalik kataloog. Kataloogis asuvate dokumentide (failide) avalikuks tegemiseks teha linnuke kasti Failid avalikud. Lisaks on võimalik vaikimisi lisafailid avalikuks teha - selleks tuleb lisada Lisafailid avalikud linnukene.

Muudatuste salvestamiseks vajutada nuppu Salvesta

Juhul, kui teha kataloogi info avalikuks siis, kui süsteemi on kasutatud ja valitud kataloogi on eelnevalt objekte salvestatud, küsib süsteem salvestamise momendil Kas avalikustada kõik kataloogis olevad dokumendid/sõnumid.

Vajutades Jah, on kõik sinna eelnevalt sisestatud objektid nähtavad avalikus vaates.
Vajutades Ei, ei tehta eelnevalt sisestatud dokumente avalikuks, vaid avalikud on vaid edaspidiselt sisestavad dokumendid.

Kataloogi muutmine passiivseks

Passiivne kataloog on küll listivaates nähtav, kuid sinna ei ole võimalik uusi objekte lisada. Lisaks ei ole passiivne kataloog nähtav Avalikus vaates (kataloogi valik Avalikus vaates).

Avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kataloogid.

Otsida kataloog, mida passiivseks teha ning vajutada kataloogi nimele. Seejärel vajutada nuppu Muuda, et avada vorm Muuda kataloogi infot.

Kataloogi muutmiseks passiivseks teha linnuke kasti Passiivne kataloog. Muudatuste salvestamiseks vajutada nuppu Salvesta.

---

Loendurid

Kataloogile loenduri lisamine

Avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kataloogid.

Otsida kataloog, millele lisada loendur ning vajutada kataloogi nimele. Seejärel vajutada nuppu Muuda. Avaneb vorm Muuda kataloogi infot.

Liikuda paneelile Loendurid. Vajutada paneelil olevat nuppu Lisa.

Kirjutada loendurit iseloomustav pealkiri ning valida moodul, millele loendur lisada (vastavalt sellele, kas kataloogis sisaldub kirjavahetus või dokumendid).

Valida tegevused, mida loendur loendama hakkab, vajutades valitud tegevuse nimetusele ning seejärel nuppu >.

(Valitud tegevust on võimalik eemaldada, minnes kasti Valitud, vajutades eemaldatavale tegevusele ning seejärel nuppu <.)

Kirjutada loendurile prefiks (loendurit iseloomustav lühend), väärtus (mis numbri saab esimene dokument/sõnum - kui peaks saama väärtuse 1, tuleb kirjutada 0) ning soovi korral ka sufiks (näiteks aastaarv).

Kui teha "linnuke" kasti Arvesta ülemate prefikseid, lisatakse antud kataloogi prefiksile ka tema ülemkataloogi prefiks.

Tehes "linnukese" kasti Mustandid lubatud tekib dokumendi kirjutamisel/laadimisel lisaks nupule Salvesta ka nupp Registreeri.

Loendama hakatakse kirjet siis, kui on vajutatud nuppu Registreeri. Määrata saab ka loenduri kehtivusaja – mis ajast mis ajani vastava kataloogi kirjeid loendatakse (väli Aktiivne alates).

Vajutada nuppu Salvesta. Nupp Tagasi tühistab tegevuse.

Loenduri määramise meelespea

• Pealkiri eraldab loenduri teistest loenduritest, siia võib märkida juurde ka aastaarvu.
• Rippmenüüst tuleb teha mooduli valik, mille objekte (kirju/dokumente) loendatakse.
• Vormide loetelus tuleb liigutada kõik soovitud vormid vasakult paremale kasti (selekteerida hiirega siniseks ning vajutada noolekest >).
• Prefiks – sarja tähis või eesliide, mis tekib numbri ette (nt 3-1.4), sellele väljale märkida sama, mis vanal loenduril.
• Väärtus - number, mille kaudu sisestatav dokument saab ühe võrra suurema väärtuse. Kui märgite 0, siis esimene kiri/dokument, mille sisestate Amphorasse, saab väärtuseks 1 (Üldjuhul märkida 0).
• Sufiks – numbri järelliide, tähtede/numbrite kombinatsioon, võib jätta tühjaks või märkida aastaarv. Sellisel juhul tekib näiteks järgmine kombinatsioon kirjade/dokumentide loetellu registrivaates: 3-1.4/1/2020
• Mustandid lubatud – võimaldab dokumendi hilisemat registreerimist (dokumendi salvestamisel ei anta dokumendile numbrit, vaid alles Registreeri nuppu vajutades)
• Aktiivne alates .... kuni – võimaldab määrata ajavahemiku, millal dokumentidetele/kirjadele numbreid omistatakse. Märkida periood 01.01.2020 kuni 31.12.2020. Sellisel juhul hakkab loendur kehtima alates 1. jaanuarist. Kui soovite, et hakkaks hiljem (eelmise aasta kirjad/dokumendid sisestamata), siis määrate hilisema kuupäeva alguseks.
• Loenda vastuskirju – tekitab selle loenduriga registreeritud dokumentidele vastamise võimaluse (dokumendi muutmise vormile tekib Vasta nupp). Tuleb teha linnuke märkeruutu, kuid mitte Dokumendid mooduli loenduritele.
• Mitmendast vastuskirjast loendada – määratakse numbriline väärtus, mitmes vastuskiri saab eritähistatud numbri (registreerimisnumbri järelliite).
• Eraldaja – märgikombinatsioon, mis eraldab registri numbrit ja vastuskirja numbrit.
• Esimese kirja väärtus – millise numbri saab esimene eritähistusega dokument.
• Kirjavahetuse loenduri korral kehtib üldjuhul üle sarjade üks numeratsioon (kirjade number jookseb järjest olenevalt sellest, millisesse sarja ta määrati).
• Seetõttu tuleb määrata loenduri loomise vaates Väärtus väli vaid ülemsarjal (kõige ülemisel kataloogil, mis tavapraktikas on maja ikooniga asutuse nimi).
• Kõikidel teistel kataloogidel jääb sõnumite loenduri korral Väärtus väli tühjaks (st sinna ei tohiks midagi märkida).
• Dokumentide korral on tegu üldjuhul sarjade eraldi numereerimisega (st ei ole läbivat numbrit) ning dokumentide korral tuleb täita Väärtus väli iga loenduri lisamisel.

Uue asjaajamisperioodi seadistamine ehk loendurite nullimine

Avada Admin -> Kataloogid, vajutada nupule Kõik loendurid.

Avanenud vormil, valida rippmenüüst soovitud asjaajamisperiood (nt 2018) ja üksus. Süsteem kuvab kõik loendurid, kus väli Aktiivne kuni sisaldab möödunud (eelmist) asjaajamisperioodi.

Kui uus asjajamisaasta on valitud (Aktiivne alates ja Aktiivne kuni), muutub aktiivseks nupp Kopeeri uueks perioodiks.

Märgistada ja kopeerida loendurid ühe lehe kaupa (teha "linnuke", vajutada Kopeeri uueks perioodiks, avada näiteks 2018, avada järgmine leht, teha "linnuke", kopeerida jne).

Süsteem kopeerib loendurid ja lisab 1 aasta kõikidele aastaarvudele ning nullib loenduri väärtused (s.t. 01.01.2018 muutub 01.01.2019; 1-2.2/54/2018 -> 1-2.2/0/2019).

Kirjavahetuse alamloendureid ei ole vaja kopeerida - seepärast ei ole neil vaja ka kuupäevi Aktiivne alates ja Aktiivne kuni täita (erandiks on loendur, kus sufiksi lahtris on aastaarv).

Juhul, kui kuupäevad puuduvad, on neid võimalik lisada loenduri muutmisega:

• Avada Admin -> Kataloogid.
• Valida kataloog, vajutada nupule Muuda. Avanenud vaates leida paneel Loendurid ning vajutada Muuda lingile, mis avab loenduri muutmise vaate.
• Sisestada kuupäevad Aktiivne alates – aktiivne kuni (uue asjaajamisperioodi näiteks 01.01.2018 – 31.12.2018) ning vajutada nupule Valmis. Seejärel vajutada nupule Salvesta.

Kataloogi loenduri muutmine

Avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kataloogid.

Otsida kataloog, mille loendurit muuta ning vajutada kataloogi nimele. Seejärel vajutada nuppu Edit. Avaneb vorm Muuda kataloogi infot.

Liikuda paneelile Loendurid. Valida loendur, mida muuta ning vajutada lingile Muuda. Avaneb loenduri vorm, kus saab teha vajalikke muudatusi. Pärast muudatuste tegemist vajutada nuppu Valmis ning seejärel Salvesta.

Vastuskirja loenduri seadistamine

Avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kataloogid.

Otsida kataloog, millele on määratud loendur ja millele soovitakse lisada loendurit vastukirjade jaoks (loendur loendab nt saadetud kirju ja ka nendele kirjadele vastatud kirju).

Vajutada nuppu Muuda. Avaneb vorm Muuda kataloogi infot. Liikuda paneelile Loendurid.

Valida loendur, mida muuta ning vajutada lingile Muuda. Avaneb loenduri vorm, kus saab teha vajalikke muudatusi. Teha linnuke kasti Loenda vastuskirju.

Seejärel täita vajalikud väljad (eraldajaks võivad olla nt sümbolid ’-’, ’/’ jms) ning vajutada nuppu Salvesta.

Loenduri kustutamine

Avada mooduli Admin alammenüüst vorm Kataloogid.

Otsida kataloog, mille loendurit soovitakse kustutada ning vajutada kataloogi nimele. Seejärel vajutada nuppu Muuda. Avaneb vorm Muuda kataloogi infot.

Liikuda paneelile Loendurid. Valida loendur, mida kustutada ning vajutada lingile Kustuta. Tehtud muudatuste salvestamiseks vajutada nuppu Salvesta.

---

Viimati muudetud: ‎22. oktoober ‎2023, ‏‎17:34:00